Proteggete la vostra azienda dagli attacchi informatici con queste quattro best practice per la sicurezza delle e-mail.
Il World Economic Forum indica le violazioni dei dati e gli attacchi informatici, insieme alle catastrofi naturali e ai cambiamenti climatici, come i principali rischi globali per il 2025.
La posta elettronica è ancora uno dei vettori più comuni di attacco alle aziende. L'importanza di implementare le best practice per la sicurezza della posta elettronica non può quindi essere sopravvalutata, soprattutto perché la maggior parte delle aziende si affida a questo canale per le comunicazioni aziendali quotidiane. I criminali informatici possono facilmente sfruttare le vulnerabilità trascurate della sicurezza delle e-mail aziendali attraverso attacchi DDoS (Distributed Denial-of-Service) e di phishing, malware e ransomware, nonché errori dei dipendenti.
Secondo il rapporto Mimecast State of Email Security 2021, il 60% delle organizzazioni ha dichiarato che un attacco via e-mail è inevitabile o probabile nel prossimo anno.
Una scarsa sicurezza delle e-mail può causare perdite di dati e tempi di inattività, nonché fughe di informazioni riservate sui dati finanziari, sulla proprietà intellettuale, sui dipendenti e sui clienti di un'azienda. La perdita di controllo di tali documenti sensibili può anche comportare una perdita di fatturato e di quote di mercato, multe e danni alla reputazione. Ciò è particolarmente vero per chi opera in settori altamente regolamentati come quello finanziario, legale, editoriale, educativo e sanitario.
Tuttavia, le aziende non hanno ancora sviluppato una strategia di resilienza informatica che enfatizzi la sicurezza delle e-mail. Per combattere ogni tipo di attacco sono disponibili soluzioni standalone specializzate per la sicurezza delle e-mail. Ma i reparti IT hanno bisogno di una visibilità e di un controllo completi sulla strategia e sulla difesa globale dell'azienda in materia di sicurezza delle e-mail. Solo così possono assicurarsi di essere protetti contro ogni possibile tipo di attacco.
Ecco quattro best practice per la sicurezza delle e-mail da incorporare nella strategia generale di sicurezza informatica della vostra azienda.
La sicurezza delle e-mail negli endpoint comprende una serie di strumenti e processi che proteggono i dispositivi degli utenti finali dalla compromissione attraverso gli attacchi inviati via e-mail. I dipendenti possono essere bersagliati da e-mail di phishing, spam e malware che, se aperti, potrebbero infettare i loro dispositivi e fornire agli hacker un gateway per accedere all'intera rete aziendale.
Per contrastare questo fenomeno, le aziende dovrebbero installare un software di sicurezza e-mail per gli endpoint in combinazione con strumenti di protezione antivirus. Questi possono filtrare e bloccare le e-mail di malware o spam provenienti da mittenti e indirizzi IP sospetti e ripulire i sistemi infetti dall'invio di spam in uscita.
In particolare, il software di sicurezza degli endpoint è in grado di confermare se un dispositivo soddisfa i criteri di sicurezza prima di consentirgli di accedere alla rete di un'organizzazione. Ai dispositivi remoti che non hanno aggiornato il sistema operativo, che hanno il firewall disattivato o che presentano altre falle di sicurezza specificamente riconosciute viene negato l'accesso, in modo da mitigare le minacce esterne alla rete.
La posta elettronica viene anche utilizzata da soggetti malintenzionati per eseguire attacchi zero-day che sfruttano difetti precedentemente sconosciuti nel software, nell'hardware o nel firmware. Una contromisura di base contro questo fenomeno prevede che il team IT aggiorni e applichi regolarmente le patch a tutti gli endpoint. Anche se questo non blocca del tutto gli attacchi zero-day, ne riduce le possibilità di successo o almeno vi fa guadagnare tempo fino a quando non sarà disponibile la relativa patch zero-day.
Un'altra componente chiave della protezione degli endpoint è l'implementazione di politiche aziendali sulle best practice di base per la sicurezza delle password e delle e-mail aziendali. Ad esempio, è possibile istruire i dipendenti a:
Anche l'autenticazione a due fattori dovrebbe essere obbligatoria, o almeno incoraggiata, per tutti i dipendenti, sia attraverso un telefono cellulare, un'applicazione su un dispositivo o token di autenticazione.
È inoltre utile formare e testare continuamente i dipendenti sulle best practice di sicurezza delle e-mail, tra cui come individuare le e-mail di phishing, in modo che siano ben preparati a evitarle e a segnalarle. Alcune aziende possono anche simulare attacchi di phishing per testare la preparazione dei dipendenti.
Per proteggere completamente i contenuti delle e-mail è necessario che sia i contenuti che gli allegati siano crittografati durante il transito e a riposo nella casella di posta. Le piattaforme di posta elettronica più diffuse, come Gmail e Outlook, in genere non dispongono di una crittografia di livello aziendale sufficiente a proteggere completamente le organizzazioni da tutte le minacce informatiche. E nella misura in cui queste piattaforme supportano la crittografia, funzionano solo se sia il mittente che i destinatari hanno attivato determinate estensioni.
I servizi di crittografia aggiuntivi di terze parti possono colmare queste lacune nella sicurezza delle e-mail aziendali. Ma sappiate che alcuni di questi servizi di crittografia possono aggiungere un notevole attrito all'esperienza dell'utente. Qualsiasi strumento di crittografia è efficace solo se gli utenti possono facilmente renderlo parte del loro normale flusso di lavoro. Quindi, valutate attentamente le opzioni disponibili, provando le versioni di prova prima di effettuare la scelta finale. Con Digify Gmail e Prospettiva gli utenti finali possono inviare e-mail e file crittografati direttamente in Gmail o Outlook senza interrompere il loro flusso di lavoro.
Le soluzioni di sicurezza dei documenti sono efficaci anche per impedire l'accesso non autorizzato alle informazioni riservate condivise via e-mail. Queste soluzioni consentono di controllare chi può visualizzare, stampare e scaricare i documenti. È anche possibile revocare l'accesso al destinatario dopo l'invio delle e-mail. Nel frattempo, le impostazioni di scadenza, le filigrane, la protezione per l'acquisizione di schermate e la protezione per i file di testo tracciamento vi permettono di avere un maggiore controllo sul fatto che i vostri documenti sensibili rimangano nelle mani giuste senza trapelare all'esterno. Queste importanti funzionalità di sicurezza dei documenti dovrebbero essere parte integrante di qualsiasi servizio di crittografia di terze parti scelto.
Non sono solo i servizi di posta elettronica a poter essere violati, ma anche i server utilizzati per archiviare e inviare le e-mail possono essere compromessi. Gli attacchi di spam e DDoS a questi server possono interrompere il regolare trasferimento e l'elaborazione delle e-mail. Possono anche essere utilizzati dagli hacker per inviare e-mail di spam dal vostro server, danneggiando la vostra reputazione e facendovi finire nella lista nera.
Per questo motivo è importante proteggere i server di posta elettronica. Dite al vostro team IT di applicare valide tecniche di protezione dei server e-mail, a partire da:
È importante collaborare con il team IT per fornire tutte le informazioni necessarie a proteggere i server di posta elettronica. Separare tempestivamente le e-mail autentiche dallo spam, dagli attacchi di phishing e da altre minacce può essere determinante per mantenere al sicuro la proprietà intellettuale e le informazioni aziendali riservate.
I documenti riservati spesso condividono alcuni attributi. Possono avere parole chiave, tipi di dati o regole simili che possono essere utilizzate in modo intelligente per individuare questi documenti. L'azienda può impedire la diffusione di tali dati sensibili nelle e-mail filtrando, bloccando o censurando le e-mail in base a parole chiave, espressioni e regole. Ad esempio, il team IT può bloccare tutte le e-mail in uscita contenenti informazioni personali come numeri di previdenza sociale, informazioni sulle carte di credito e file con la parola chiave “riservato” o “solo per uso interno”. Una buona regola è utilizzare la crittografia per proteggere i dati in uscita e filtrare le e-mail in entrata per bloccare malware, virus e minacce di phishing.
Gli strumenti di prevenzione della perdita di dati (DLP) possono essere applicati per impedire che le informazioni sensibili si diffondano al di fuori dell'azienda, avvisando l'amministratore IT delle violazioni dei criteri di accesso ai dati. In questo modo il team IT può rispondere in modo proattivo ai problemi, invece di cercare di riparare i danni dopo che la fuga di dati si è già verificata. Le tecnologie predittive, come l'apprendimento automatico (ML) e l'intelligenza artificiale (AI), sono sempre più utilizzate per il monitoraggio in tempo reale, per rilevare modelli di dati insoliti che possono identificare e impedire le violazioni dei dati.
Senza strumenti DLP efficaci, l'azienda rischia di esporre involontariamente i dati dei clienti, con il rischio di furti di identità, frodi monetarie e perdita della reputazione aziendale. Quando i clienti e i dipendenti si fidano della vostra azienda al punto da condividere i loro dati privati, avete la responsabilità di proteggerli.
Poiché la posta elettronica è al centro delle comunicazioni aziendali per la maggior parte delle imprese, è di fondamentale importanza che questo canale sia protetto. L'implementazione di buone pratiche di sicurezza della posta elettronica aziendale può aiutare a prevenire attacchi e violazioni dei dati. Questo è fondamentale per creare fiducia nelle operazioni dell'organizzazione, nei dipendenti e nei clienti.
L'aggiunta di una soluzione integrata di terze parti per la sicurezza delle e-mail, come Digify, con una sicurezza dei documenti conforme, può garantire che le informazioni condivise via e-mail siano protette da accessi non autorizzati, download e usi impropri. Digify non solo cripta i contenuti e gli allegati delle e-mail, ma consente anche di controllare l'accesso ai file anche dopo l'invio. Potete vedere quando gli allegati vengono aperti dai destinatari, per quanto tempo vengono visualizzati e se il documento viene scaricato o stampato. Inoltre, è possibile configurare i messaggi e gli allegati crittografati in modo che scadano automaticamente dopo un certo periodo di tempo. Digify utilizza l'algoritmo AES-256 per crittografare e-mail e file, certificato per i documenti top-secret.
La vostra azienda non deve rinunciare a una collaborazione perfetta per comunicare in modo sicuro informazioni aziendali riservate. Verificate se i plugin di Digify per Gmail e Outlook soddisfano le esigenze della vostra azienda approfittando di una prova gratuita oggi.
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