Top 10 der besten Anbieter virtueller Datenräume — Vergleich 2025
Übersicht
Dieser Artikel ist ein praxisnaher Einkaufsleitfaden zu den 10 führenden Anbietern von virtuellen Datenräumen. Er zeigt, worin jede Plattform besonders stark ist, ihren Preisansatz, Bewertungen sowie klare Vor- und Nachteile. Die Auswahl basiert auf acht Kriterien: Sicherheit und Compliance, Tiefe der Dokumentenkontrolle, Preistransparenz und Kosten, Skalierung und Performance, Integrationen und Erweiterbarkeit, Supportqualität, Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit sowie Analysen und Auditierbarkeit. Sie können den Leitfaden schnell überfliegen, um je nach Anwendungsfall eine Shortlist zu erstellen, und anschließend Gesamtbewertungen und Funktionen in wenigen Sekunden vergleichen. Dieses Format eignet sich für Gründer, Corporate-Development-, Rechts- und Finanzteams, die schnell entscheiden, Budgets begründen und Compliance sicherstellen müssen.Wie wir die Top-10-Anbieter für virtuelle Datenräume ausgewählt haben
Nachfolgend finden Sie die Kriterien und ihre Gewichtung. So bleibt die Liste praxisnah für reale Kaufentscheidungen und spiegelt wider, was bei Due Diligence und sensibler Datenfreigabe tatsächlich zählt.
- Sicherheit und Compliance
Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, IRM, MFA oder 2FA, SSO oder SCIM, detaillierte Audit-Logs, Optionen zur Datenresidenz sowie überprüfbare Zertifizierungen wie ISO 27001. ISO 27001. - Tiefe der Dokumentenkontrolle
Granulare Berechtigungen auf Datei-, Ordner-, Benutzer-, Gruppen- und Raumebene. Wasserzeichen, Ablaufdaten, Zugriff nach dem Versand widerrufen, Download- und Druckbeschränkungen sowie Abschreckung von Screenshots oder Kamerafotografien. - Preistransparenz und Kosten
Transparente Tarife, klare Leistungsumfänge, vorhersehbare Zusatzkosten und faire Skalierung nach Räumen, Nutzern, Speicher oder Laufzeit. Bevorzugt werden leicht vergleichbare Preismodelle. - Skalierung und Performance
Schnelle Uploads und Suche, Stabilität bei hohem Bieteraufkommen, Verarbeitung großer Dateien und nachgewiesene Verfügbarkeit über Regionen hinweg. - Integrationen und Erweiterbarkeit
SSO-Anbieter, Verzeichnissynchronisation, Cloud-Storage-Anbindungen, APIs für Provisionierung und Analysen sowie Webhooks für Governance-Workflows. - Supportqualität
24/7-Support, mehrsprachige Hilfe, Unterstützung beim Onboarding, Reaktionszeiten und Zugang zu Success-Managern für laufende Transaktionen. - Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit
Schnelle Einrichtung von Datenräumen, intuitive Nutzererfahrung für Gäste, geringer Administrationsaufwand, hilfreiche Vorlagen und Barrierefreiheitsaspekte für alle Beteiligten. - Analysen und Auditierbarkeit
Kennzahlen zu Seiten- und Dateiinteraktionen, Heat-Signale von Bietern, exportierbare Logs und Berichte, die Prüfungen ohne zusätzliche Tabellen ermöglichen.
Hinweise: Quellen und Verifizierung
Wir stützten uns auf Herstellerdokumentationen, öffentliche Preisseiten, Produkt-Changelogs und Drittanbieter-Bewertungsportale für Bewertungen und qualitative Einschätzungen. Wo Funktionen unklar waren, priorisierten wir überprüfbare Angaben und konservative Interpretationen.
Digify
Beschreibung:
Digify ist ein Anbieter für Dokumentensicherheit und virtuelle Datenräume, gegründet 2011, mit Wurzeln in Singapur und den USA. Die Plattform kombiniert eine einfache Einrichtung von Datenräumen mit Funktionen wie Berechtigungssteuerung, dynamischen Wasserzeichen, Einschränkungen für Drucken oder Herunterladen, detaillierten Audit-Trails sowie dauerhaftem Schutz auch nach dem Download. Teams nutzen Digify für M&A-Due-Diligence, den sicheren Austausch von Transaktionsdokumenten, Prüfungen und Kundenportale. Die Lösung eignet sich für Corporate-Development-, Rechts- und Compliance-Teams, professionelle Dienstleister sowie Immobiliengruppen, die kontrollierten externen Zugriff mit Nachverfolgung benötigen.
Zentrale Funktionen:
- Virtueller Datenraum mit strukturierten Ordnern, Rollen und Berechtigungen
- Dokumentenverfolgung und Analysen auf Seitenebene
- Persistenter Schutz nach dem Download (PPAD) für PDFs und Dokumente
- Dokumentenbearbeitung mit MS-Office-Integration
- API-Verfügbarkeit zur Integration in Workflows
- Erweitertes Branding und „Über den Datenraum“-Seite
Vorteile:
- Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Einrichtung, die eine schnelle Bereitstellung ohne Schulungsaufwand ermöglicht.
- Klare, flexible Preisgestaltung mit vorhersehbaren Kosten ohne Überraschungen.
- Umfangreiche Integrationen, die Workflows vereinfachen und manuelle Schritte reduzieren.
- Analysen auf Seitenebene zeigen Engagement, Verweildauer und Aktivitäten.
- Kontrolle durch persistenten Schutz auch nach dem Download aufrechterhalten.
- Großzügiger, verschlüsselter 100-GB-Speicher für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten.
- Reaktionsschneller 24/7-Experten-Support durch kompetente Fachspezialisten.
Nachteile:
- Keine integrierte E-Signatur-Funktion.
- Enterprise-Funktionen werden kontinuierlich ausgebaut, sind aber noch nicht vollständig umfassend.
Preisgestaltung:
Beginnt bei 140 US-Dollar pro Monat mit Self-Service-Tarife
Am besten geeignet für:
Start-ups und KMU, die Due Diligence, Fundraising oder den Austausch mit Vorständen bzw. externen Parteien durchführen.
G2-Bewertung:
4.7/5
iDeals VDR
Beschreibung:
Gegründet 2008 von iDeals Solutions. Hintergrund im sicheren Dokumentenaustausch für Transaktionen. Zu den Funktionen gehören granulare Berechtigungen, Wasserzeichen, Q&A-Funktionen und Audit-Trails. Eingesetzt für M&A-Due-Diligence, Fundraising-Datenräume und Dokumentenprüfungen, bei denen externe Gegenparteien kontrollierten Zugriff benötigen. Neutrale Marktpositionierung. Funktionsumfang und Support-Level variieren je nach Tarif und Implementierung.Zentrale Funktionen:
- Feingranulare Berechtigungen und „Fence View“
- Integrierte Q&A-Workflows
- Massen-Upload, automatische Indexierung und Volltextsuche
- Schwärzungsfunktionen und detaillierte Audit-Trails
Vorteile:
- Hoch bewerteter Support und Onboarding
- Ausgereifte Funktionen für komplexe Due-Diligence-Prozesse
- Skaliert gut für Multi-Deal-Umgebungen
Nachteile:
- Nicht öffentlich zugängliche Preise verringern die Kostentransparenz.
- Teuer bei vielen gleichzeitig betriebenen Datenräumen.
- Die umfangreiche Benutzeroberfläche kann für Gelegenheitsnutzer eine Einarbeitung erfordern.
Preisgestaltung: Gestaffelte Abonnements, Angebot auf Anfrage. Kostenlose Testversion verfügbar.
Am besten geeignet für: Berater und Deal-Teams, die regelmäßig komplexe M&A-Transaktionen mit mehreren Parteien durchführen.
G2-Bewertung: 4.7/5
Datasite
Beschreibung:
Roots in Merrill Corporation, rebranded to Datasite. Long history serving M&A professionals. Features include permissioning, analytics, diligence trackers, automated redaction, and Q&A workflows. Used by banks, corporates, and advisors to manage buy side and sell side diligence, streamline document reviews, and coordinate task lists across deal teams with controlled external sharing and compliance reporting.
Zentrale Funktionen:
- AI-assisted search and redaction
- Tracker checklists and structured Q&A
- Mobile app and robust reporting
- Multiple apps across the deal lifecycle
Vorteile:
- Comprehensive lifecycle tooling in one platform
- Enterprise security and certifications
- Global, always-on support
Nachteile:
- Quote-based pricing, typically premium
- Overkill for smaller, one-off projects
- Broader suite can increase training and change-management needs
Preisgestaltung:
Subscription or project-based.
Am besten geeignet für:
Enterprise M&A and cross-functional deal teams
G2-Bewertung:
4.5/5
Intralinks (SS&C Intralinks VDRPro)
Beschreibung:
Established in the late 1990s and widely recognized as an early virtual data room provider. Background in secure collaboration for high value transactions. Features include access controls, watermarking, activity reporting, and structured Q&A. Commonly used for mergers and acquisitions, capital raising, and investor reporting, where multiple parties require regulated access and auditable document exchange.
Zentrale Funktionen:
- Enterprise-grade security and IRM
- Structured Q&A and advanced permissions
- Global support and language coverage
- Deal marketing and archive options
Vorteile:
- Enterprise pedigree and references
- Strong governance and compliance features
- Scales for large, multi-party deals
Nachteile:
- Non-transparent, custom pricing
- UI and navigation feel heavier to some users
- Can be cost-prohibitive for SMBs or one-off projects
Preisgestaltung:
Customized pricing
Am besten geeignet für:
Large, regulated, cross-border transactions
G2-Bewertung:
3.6/5
Firmex
Beschreibung:
Toronto based provider founded in 2006. Background in straightforward, secure data rooms for mid market transactions. Features include role based permissions, document watermarking, bulk uploads, and detailed audit logs. Used for M&A diligence, litigation support, and compliance projects where simplicity, predictable pricing, and reliable access controls help internal and external teams coordinate document reviews.
Zentrale Funktionen:
- Granular permissions and watermarking
- Audit trails and activity alerts
- Q&A and bulk actions
- 24/7 support with dedicated success for subscriptions
Vorteile:
- Flexible buying model for one-off or ongoing use
- Reliable performance and straightforward admin
- Good support reputation
Nachteile:
- Pricing not published
- Fewer AI automations than top “all-in-one” suites
- UI is functional, less modern than newer players
Preisgestaltung:
Per-project or subscription
Am besten geeignet für:
Mid-market diligence, ongoing secure repositories
G2-Bewertung:
4.6/5
DealRoom
Beschreibung:
Founded in Chicago with a focus on improving M&A workflows. Background combines virtual data rooms with project management. Features include diligence request tracking, tasks, file linking, permissions, and analytics in one workspace. Used by deal teams to connect documents directly to requests, reduce back and forth, and maintain an organized audit trail during diligence.
Zentrale Funktionen:
- VDR with requests and tasking
- Pipeline and post-merger integration tools
- Built-in analytics and reporting
- Unlimited users on paid plans
Vorteile:
- Lifecycle approach reduces tool sprawl
- Unlimited users simplifies budgeting
- Solid analytics and requests management
Nachteile:
- Quote-based pricing and potential annual commitments
- Learning curve due to breadth of modules
- Ecosystem orientation may lock you into their workflow
Preisgestaltung:
Based on deal volume with unlimited users.
Am besten geeignet für:
Buy-side teams and serial acquirers who want lifecycle tooling
G2-Bewertung:
4.3/5
SecureDocs
Beschreibung:
California based provider with emphasis on simplicity and cost control. Background serving small to mid sized companies. Features include permissioning, watermarking, audit logs, folder templates, and integrated e signature. Used for fundraising data rooms, board document sharing, and basic diligence where teams prefer rapid setup, straightforward pricing, and controlled external access without heavy configuration.
Zentrale Funktionen:
- Flat-rate pricing model
- Click-to-configure permissions and watermarks
- Audit logs and reporting
- Simple Q&A and bulk upload
Vorteile:
- Clear, predictable pricing
- Fast setup and minimal training
- Good fit for straightforward projects
Nachteile:
- Lighter M&A workflows than premium suites
- Fewer native integrations and automations
- Feature depth can be limiting for complex, multi-deal programs
Preisgestaltung:
$400/month month-to-month, $300/month billed quarterly, $250/month billed annually.
Am besten geeignet für:
Time-boxed projects, fundraising, and small teams
G2-Bewertung:
4.7/5
Ansarada
Beschreibung:
Founded in Sydney, originally focused on VDRs for deals. Background expanded to deal readiness and governance tooling. Features include Q&A, bidder engagement insights, automated workflows, and access controls. Used for M&A, asset sales, and ongoing readiness programs where teams want to prepare documentation, measure buyer activity, and support structured processes with auditable records.
Zentrale Funktionen:
- Structured Q&A and deal workflows
- Readiness scoring and analytics
- Governance and compliance tools
- Bulk actions and permissioning
Vorteile:
- Guided processes reduce admin overhead
- Useful analytics and readiness tooling
- Broad use cases beyond M&A
Nachteile:
- Cost clarity only after guests join
- Can become pricey at scale
- Opinionated workflows may feel rigid to some teams
Preisgestaltung:
Start free and pay when you invite external guests.
Am besten geeignet für:
RFPs, regulated processes, and teams that want guided workflows
G2-Bewertung:
4.6/5
Onehub
Beschreibung:
The Seattle founded company focused on secure file sharing and virtual data rooms. Background across general business collaboration. Features include role based access, watermarking, workspace branding, NDAs, and activity tracking. Used for light to moderate diligence, client portals, and partner collaboration where companies need branded spaces, quick onboarding, and basic governance for external file access.
Zentrale Funktionen:
- Branded workspaces and custom domain options
- Virtual data room mode with watermarking
- Role-based permissions and activity tracking
- Integrations for cloud storage and docs
Vorteile:
- Competitive pricing for branded portals
- Easy to stand up and manage
- Useful VDR mode for lighter deals
Nachteile:
- VDR features are lighter than specialist suites
- Mixed feedback on mobile UX and modernity
- Data Room Edition pricing can approach specialist tools
Preisgestaltung:
Standard $15/user/month, Advanced $25/user/month, Data Room Edition $375/month billed annually.
Am besten geeignet für:
Client portals and light-to-moderate diligence rooms
G2-Bewertung:
4.2/5
Papermark
Beschreibung:
Open source, self hostable project inspired by link based document sharing. Background in transparent, community driven development. Features include link analytics, custom domains, access controls, and simple data room style organization. Used by startups and teams that prefer owning their hosting and telemetry, sharing pitch materials or manuals while tracking viewer activity and interest.
Zentrale Funktionen:
- Page-level analytics and alerts
- Dynamic watermarking and passwording
- Folder organization and custom branding
- Data room plans with granular permissions
Vorteile:
- Approachable pricing, including free tier
- Clean viewer with solid analytics and watermarking
- Self-host and open-source friendliness for technical teams
Nachteile:
- Younger ecosystem than legacy VDRs
- Fewer enterprise-grade integrations out of the box
- Feature depth and admin tooling still maturing for complex M&A
- Heavier customization may require technical resources
Preisgestaltung:
Free plan available. Paid plans from €24/month. Data Rooms from €99/month.
Am besten geeignet für:
Startups, founders, and VCs needing low-cost rooms and tracking
G2-Bewertung:
4.6/5
Head-to-head comparison table for the top 10 virtual data room providers
Pricing and features change frequently. Treat this as a snapshot and verify critical items with the vendor.
| Provider | Core strengths | Sicherheit und Compliance | DRM, watermarking, after-send control | Analytics and AI | Setup and support | Pricing snapshot |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Digify | Fast setup. Multiple rooms. Deep document control and tracking. | AES-256 encryption. AWS with ISO and SOC attestations. 2FA. SSO and SCIM on Enterprise. | Print and download restriction. Copy protection. Dynamic watermarks. Screen shield. Revoke access. Expiry at file, user, group, and room level. | Page-level analytics. Exportable logs. Admin-level analytics. | Browser-based, no plug-in. Easy invites and imports. | Starts at $140/mo with multi-room. |
| iDeals | Enterprise-ready workflows. Strong global service. | Markets compliance with GDPR, SOC 2, HIPAA. | Dynamic watermarks and granular permissions. | Robust features for complex deals. | 24/7 support in 10+ languages with very fast response claims. | Contact sales. Free trial available. |
| Datasite | Designed for large diligence projects. | Enterprise security posture for M&A. | Advanced permissions and controls. | ML-assisted search and insights.> | White-glove onboarding and support. | Contact sales. |
| Intralinks | Longtime market leader for complex deals. | Industry-leading security, granular permissions. | Watermarks and IRM features. | AI-powered workflows. | Enterprise support and training resources. | Contact sales. |
| Firmex | Subscription or per-deal flexibility. Dedicated success manager. | SOC 2 and HIPAA. AES-256 at rest. TLS in transit. SSO and 2FA. | Document expiration and granular access. | Customer service focus. | Pricing on request. | |
| DealRoom | VDR plus pipeline, diligence, and integration tools in one place. | Enterprise-grade cloud security. | Granular permissions. | Frequent updates, permissions and multi-room improvements in 2025. | Remote onboarding and support hub. | Pricing on request. |
| SecureDocs | Predictable flat-fee. Unlimited users and documents. Quick self-setup. | AWS-based security and dedicated security feature set. | Watermarks and permission controls. | Audit logs and activity reporting. | 24/7 support. Quick start guides. | $250/mo starting price. |
| Ansarada | AI-driven readiness and deal insights. Smart document sorting. | Enterprise security and access control. | Robust controls. | AI dashboards and analytics. | Quote online or start for free. Contact sales. | |
| Onehub | “Data Room mode” with stealth mode, NDAs before entry, auto indexing, full audit trails. | Encryption and advanced permissions. | Watermarks and access control. | Activity tracking. | 14-day trial. Fast to enable. | Tiered plans. |
| CapLinked | Easy to administer. DRM, dynamic watermarks, 2FA, IP allow lists, SSO, OCR search. 14-day trial. | SOC 2 data centers. Encryption at rest and in transit. | Powerful DRM and expiry. | Search and activity tracker, CSV export. | Team and Enterprise plans. 14-day trial. |
FAQs
A Virtual Data Room, or VDR, is a secure online platform used to store and share confidential documents. Businesses typically use VDRs during M&A due diligence, fundraising, audits, legal reviews and any situation where sensitive information must be shared with external parties in a controlled and trackable way.
Choosing the right VDR depends on your project and the level of security you need. Here are the key things to look for:
- Make sure it has strong security
Choose a VDR that is certified (such as SOC 2 or ISO 27001) and offers encryption, access controls and watermarking. This ensures your confidential documents stay protected. - Check if it gives you full control over your files
A good VDR should let you set permissions, restrict downloads or printing and track who viewed each document. - Look for something easy to use
The platform should be simple for both your team and external parties. Features like drag and drop upload, clear folder structure and quick setup make a big difference. - Choose one with transparent pricing
Make sure you understand the cost, including any limits on storage, users or rooms. Avoid providers with hidden fees. - Test the VDR with a free trial
Upload some sample files and try out the permissions, activity tracking and user experience. This will help you see if it fits your needs.
By checking these points, you can choose a VDR that is safe, easy to use and suitable for your project.
VDRs are widely used by:
Startups and SMBs that need secure fundraising or investor sharing
- Private equity and venture capital (PE and VC) firms evaluating deals and sharing sensitive investment documents
Legal, compliance and professional service firms handling sensitive documentation
Enterprises conducting M&A, audits or large scale transactions
Real estate teams, corporate development, boards and investor relations teams that need controlled access and transparency in document sharing
No. Requirements differ depending on deal size, team structure, security needs and budget. What works best for a small fundraising round may not be suitable for a large cross border M&A project. The best provider depends on your specific goals.
A Virtual Data Room offers features designed specifically for secure, high stakes document sharing. Key differences include:
Stronger security controls:
- Granulare Berechtigungen
- Restrictions on downloads and printing
- Dynamische Wasserzeichen
- Document protection that continues even after download
Better visibility and tracking:
- Detailed audit trails
- Tracking of views, downloads and user actions
- Engagement analytics for deal teams
Purpose built workflows:
- Due diligence organization
- Q and A management
- Automated indexing
File sharing tools focus on everyday collaboration. VDRs are built for confidentiality, compliance and external sharing during deals or sensitive processes.
Fazit
Choose a virtual data room by matching controls, compliance, and analytics to your risk, timeline, and budget. Pilot two finalists with real but nonsensitive files. Test setup speed, experience, reporting, and support response. Verify pricing transparency, integrations, and performance under load. Pick the platform that reduces risk and accelerates review.
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