Expiration et autodestruction des PDF et des documents : Mise en place de liens uniques
Besoin d'imposer une consultation unique ? En savoir plus sur l'expiration des PDF et des documents et sur l'autodestruction à l'aide de la fonction d'expiration de Digify.
Avez-vous déjà eu des documents à envoyer, mais auxquels vous ne voulez pas donner un accès permanent ? Cette situation est fréquente dans les entreprises où il est nécessaire d'envoyer des informations sensibles.
Heureusement, il est possible d'accorder un accès temporaire aux fichiers, ce qui signifie que les destinataires ne disposent que d'un court laps de temps pour les examiner. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vous souhaiteriez restreindre l'accès :
Sans restrictions d'accès, une fois qu'un fichier est envoyé, son contrôle est souvent perdu à jamais. Ces informations peuvent se retrouver entre de mauvaises mains et mettre en péril la sécurité interne.
Il existe généralement trois façons de limiter l'accès à un document PDF ou Word pour l'afficher dans un navigateur web :
L'expiration est la possibilité de limiter l'accès jusqu'à une date et une heure déterminées. Cette option convient par exemple aux documents sensibles qui doivent être évalués, par exemple dans le cadre d'un appel d'offres ou d'une demande de propositions. Une date limite est utile pour les négociations, car elle peut donner un sentiment d'urgence.
Pour que l'expiration soit utile, la date et l'heure doivent souvent être fixées quelques jours, semaines ou mois à l'avance. Il est important d'en tenir compte afin de ne pas vous donner du fil à retordre en réattribuant l'accès.
Popularisé par le Mission Impossible et Snapchat dans l'espace grand public, une minuterie d'autodestruction compte à rebours à partir du moment où le destinataire ouvre le PDF ou un autre document. Il n'y a pas d'explosion spectaculaire, le document disparaît simplement et est généralement remplacé par un message indiquant qu'il s'est autodétruit.
Dans le contexte professionnel, cette fonction peut être utilisée pour imposer un lien unique, où un document sera valide pendant la durée approximative nécessaire pour consulter le document ou le fichier. Pour que la minuterie d'autodestruction soit utile, elle doit être courte, de l'ordre de quelques minutes ou de quelques heures au maximum. Cela laisse peu de temps à quiconque pour copier le document, par exemple en prenant des photos sur un téléphone portable.
La révocation est l'action de désactiver l'accès ou de “reprendre” le fichier après qu'il a été ouvert ou envoyé. Elle peut s'avérer utile lorsqu'un fichier est envoyé par erreur et qu'il faut réparer cette erreur. Ou encore, si vous devez effectuer une mise à jour cruciale et que vous ne voulez pas que les gens consultent le document tant que cela n'a pas été fait.
Il peut arriver que vous deviez désactiver l'accès d'un employé à des informations confidentielles après son départ de l'entreprise, ou exclure des contractants externes lorsqu'une relation tourne au vinaigre. Il est important de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour veiller à ce que les informations sensibles de l'entreprise ne soient pas utilisées à mauvais escient, et la possibilité de révoquer l'accès est un outil précieux à votre disposition.
Une recherche rapide sur Google permet de trouver plusieurs options gratuites pour imposer l'expiration des documents ou en restreindre l'accès. Il y a trop d'options pour les énumérer ici, mais il y a quelques questions importantes que vous devez poser au service lorsque vous l'évaluez :
En règle générale, un service “gratuit” a toujours une contrepartie. Il se peut que le service vous présente, à vous et à vos utilisateurs, de la publicité. Il se peut aussi que le service ne soit offert qu'une seule fois et que vous deviez refaire l'accès aux documents. Certains de ces services ne vous permettent de gérer les fichiers que pour un seul utilisateur à la fois, tandis que d'autres n'ont pas d'entité identifiable derrière eux. À qui vous adresseriez-vous si un problème survenait et que vos documents n'étaient pas correctement accessibles ?
Lorsque vous recherchez un service, gardez à l'esprit la valeur de vos informations. S'il est potentiellement catastrophique que ces informations soient divulguées, nous vous recommandons honnêtement d'utiliser un logiciel sûr et réputé. Ne prenez pas le risque que vos informations soient divulguées !
Aujourd'hui, Digify offre une gamme complète d'options en matière d'expiration, d'autodestruction, de révocation des PDF et d'accès aux documents. Il est important de noter que notre service est sécurisé par les plus hauts niveaux de cryptage et que vous avez le contrôle de tous les documents grâce à notre tableau de bord.
Jetons un coup d'œil :
Vous pouvez facilement programmer l'expiration des fichiers à une date et une heure précises grâce à notre fonction d'expiration des documents. Digify prend en charge de nombreux types de fichiers tels que :
Vous pouvez fixer des dates et des heures d'expiration à différents niveaux, en fonction de vos besoins.
Lors de la création de Digify, l'autodestruction a été l'une des premières fonctionnalités que nous avons proposées. La presse nous appelait l'application “Mission Impossible, ou “Snapchat pour les entreprises”. Nous avons constaté que la fonction d'autodestruction était surtout utile pour envoyer des liens uniques vers des informations sensibles, afin de renforcer le niveau de sécurité de ces informations.
Par exemple, si une période d'autodestruction de 30 minutes a été définie, après que quelqu'un a consulté un document pendant cette période de 30 minutes, l'information s'autodétruit et n'est plus disponible, même si le lien est transféré.
Vous pouvez également utiliser l'option d'autodestruction avec différents paramètres d'accès. Il s'agit notamment de
Les paramètres que vous choisissez sont laissés à votre discrétion en fonction de vos besoins, mais la dernière option est celle qui garantit que tous ceux qui ont besoin de voir votre document ont le temps de le faire, sans être influencés par le moment où d'autres ont ouvert le fichier.
Digify offre la possibilité de révoquer entièrement des fichiers ou de révoquer l'accès d'un utilisateur particulier à un fichier. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment, ce qui vous donne le pouvoir de reprendre les fichiers qui contiennent des erreurs, qui ont été envoyés à la mauvaise personne ou que vous ne voulez plus envoyer.
L'image ci-dessous montre comment vous pouvez révoquer l'accès à tous les destinataires d'un fichier, simplement en désactivant le contrôle d'accès pour les documents “envoyés”. Si vous souhaitez restreindre l'accès à des personnes, il vous suffit de cliquer sur “Destinataires” et de désactiver le contrôle d'accès en regard du nom de la personne concernée.
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