Apprenez des conseils pratiques pour protéger vos documents confidentiels lorsque vous travaillez à distance.
La nécessité de protéger les documents confidentiels s'est récemment imposée à mesure que les entreprises se tournaient vers le travail à distance. En peu de temps, l'épidémie de COVID-19 a bouleversé la façon dont les entreprises mènent leurs activités. Travailler au bureau en utilisant les ordinateurs et les réseaux sécurisés de l'entreprise n'est peut-être plus une option. Même après la pandémie, de nombreuses entreprises cherchent à continuer à travailler à domicile, ou du moins à donner aux employés la possibilité de le faire.
Lorsque l'on travaille à domicile ou en dehors du bureau, il est difficile de sécuriser les informations confidentielles pour s'assurer que seules les bonnes personnes y ont accès et que les fuites sont réduites au minimum.
L'absence de protection adéquate des documents confidentiels peut entraîner des problèmes tels que la fuite de propriété intellectuelle, des problèmes de conformité ou des risques pour la réputation.
Pour vous aider à atténuer les problèmes de sécurité, voici cinq moyens à envisager pour protéger les documents confidentiels lorsque vous travaillez à distance :
Si vous ne l'avez pas encore fait, élaborez une politique claire sur l'envoi de documents confidentiels à l'intention de vos employés, qui comprend les choses à faire et à ne pas faire lors de la manipulation d'informations sensibles, lorsque vous travaillez à distance. Précisez les mesures de sécurité à respecter, comme le fait de ne stocker et d'envoyer des documents qu'à l'aide d'un système de stockage en nuage crypté ou de surveiller les activités sur les documents sensibles.
Si elles sont respectées, ces mesures aideront votre équipe à travailler efficacement et à sécuriser les documents confidentiels lorsqu'elle travaille à domicile.
Lorsqu'on travaille à distance, il est difficile de savoir où les employés travailleront. Ils peuvent se trouver dans un café ou utiliser des réseaux non cryptés à leur domicile. Lorsque vous utilisez un réseau non sécurisé, d'autres observateurs tiers peuvent surveiller votre trafic.
Pour atténuer les problèmes liés aux réseaux non sécurisés, vous pouvez mandater l'utilisation d'un VPN qui masque efficacement votre identité en ligne et crypte votre connexion en ligne. Une autre option consiste à utiliser un hotspot personnel à partir d'un appareil dédié ou de votre téléphone, si l'utilisation d'un VPN n'est pas possible. Bien que le trafic ne soit pas crypté entre le hotspot et sa destination, cela réduit les risques que des pirates écoutent le trafic des personnes se trouvant sur le même hotspot. Wi-Fi public.
Des rapports ont montré qu'au cours du seul premier trimestre de 2020, 67% pourcentage de violations de données sont dues au vol ou à la faiblesse des mots de passe, à l'erreur humaine et aux attaques sociales. Il est possible que les risques de vol de données d'identification et d'erreur humaine soient plus élevés lorsque vous travaillez à distance, en particulier si vous utilisez une connexion réseau non sécurisée et un ordinateur qui n'appartient pas à l'entreprise pour effectuer votre travail.
La révision de la politique de l'entreprise en matière de mots de passe peut minimiser les risques de violation de données en raison d'informations d'identification insuffisantes. La politique devrait inclure des protocoles de mise à jour régulière des mots de passe et ajouter l'authentification multifactorielle à votre solution de stockage en nuage. Il serait utile d'imposer à vos employés de ne pas utiliser les mêmes mots de passe pour plusieurs comptes, ou d'utiliser plutôt un gestionnaire de mots de passe.
Qu'il s'agisse de documents relatifs à la diligence raisonnable ou de dossiers d'employés, il est recommandé de limiter l'accès aux informations confidentielles à des personnes spécifiques. L'accès aux documents confidentiels peut être réservé à l'équipe de direction, car tous les membres de l'organisation n'ont pas besoin d'y accéder, en particulier si vous travaillez avec des sous-traitants indépendants ou des agences tierces.
En utilisant un outil de gestion des droits, vous pouvez minimiser le risque de fuite de contenu qui pourrait être préjudiciable à votre entreprise. En général, les outils de gestion des droits permettent de contrôler l'accès, l'impression et le téléchargement. Les outils plus avancés peuvent offrir une protection contre les filigranes et les captures d'écran.
Le suivi des activités de vos documents confidentiels peut vous fournir des informations précieuses sur la manière dont ils sont consultés. Vous pouvez tirer parti des analyses et des journaux d'activité robustes pour suivre les activités et effectuer des analyses judiciaires pour savoir qui y a accédé et à quel moment. Vous serez en mesure de détecter toute activité suspecte, telle qu'un accès ou une distribution non autorisés de vos documents confidentiels.
Pour s'adapter à la nouvelle façon de travailler, il faut identifier les flux de travail appropriés dans les opérations commerciales, y compris la façon de maintenir la sécurité des documents. Connaître les meilleures pratiques en matière de protection des documents confidentiels permet de minimiser les risques d'une violation préjudiciable des données. Établissez des protocoles clairs pour le stockage et l'envoi de documents confidentiels lorsque vous travaillez à distance au sein de votre entreprise.
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