Cómo organizar su sala virtual de datos para la diligencia debida en materia de inversiones [lista de comprobación gratuita].
Guía rápida sobre cómo estructurar su sala virtual de datos para una operación de captación de fondos o de diligencia debida en materia de inversiones.
Si está de camino a financiación serie A, entonces ya sabe que ha llegado el momento de pensar detenidamente en el importantísimo proceso de diligencia debida de la inversión que le espera. Probablemente sepa también que los inversores institucionales esperan tener acceso a una sala de datos virtual para empresas (VDR) para revisar de forma segura la documentación clave y la propiedad intelectual antes de cerrar el trato.
De hecho, es imposible sobrestimar la importancia de tener una VDR, y de tenerla pronto. Sin embargo, es posible que no sepa cómo organizar su VDR para agilizar el proceso de diligencia debida de la inversión. Para ayudarle a salvar esa distancia, a continuación le indicamos los pasos esenciales:
Inevitablemente, diferentes sociedades de capital riesgo le pedirán documentos diferentes. Así que no hay forma de saber de antemano la lista definitiva de archivos que tendrá que seleccionar para su sala de datos. No obstante, puede adoptar la mentalidad del equipo de diligencia debida y empezar a anticipar los tipos de documentos que necesitarán.
Will Gibbs, VC de Octopus Ventures, sugiere que empiece a recopilar documentos clave para su VDR mucho antes de que te pregunten para ellos. “La mayoría de los documentos que se solicitarán ya existirán antes de empezar a recaudar fondos”.” escribe Gibbs, “así que reúnelos pronto”.”
Para obtener una lista de los documentos que las sociedades de capital riesgo suelen solicitar, asegúrese de consultar un lista de comprobación exhaustiva de la diligencia debida en materia de inversión. Mientras tanto, echemos un vistazo rápido a dos tipos clave de documentos que suelen encontrarse en el proceso de diligencia debida en materia de inversión: los documentos comerciales estándar y la propiedad intelectual.
Como parte de su jornada laboral, probablemente pase mucho más tiempo examinando presentaciones y maquetas que documentos oficiales, como escrituras de constitución y estados financieros. Sin embargo, estos son exactamente los tipos de documentos en los que se centrará el equipo de diligencia debida de la inversión. Así que téngalo en cuenta cuando comience el proceso de recopilación de documentos candidatos con antelación. Los documentos fundacionales, los contratos de los empleados, los arrendamientos, los acuerdos de asociación, los acuerdos de confidencialidad y cualquier otro documento que parezca oficial e importante deben llamar su atención durante la fase de recopilación de documentos.
Al iniciar el proceso de diligencia debida, es posible que desconfíe de enviar documentos que contengan su propiedad intelectual más valiosa. No es el único. La mayoría de las nuevas empresas comparten esta preocupación.
Tenga en cuenta, sin embargo, que una sala virtual de datos dispondrá de una poderosa herramienta de protección de los derechos de autor: marca de agua dinámica automatizada. Al utilizar esta herramienta, la sala de datos virtual sellará automáticamente todos los documentos con la dirección de correo electrónico del destinatario. De este modo, se desalientan las filtraciones y se fomenta la confidencialidad.
No obstante, es posible que aún tenga dudas sobre lo que desea compartir con las sociedades de capital riesgo que aún no se han comprometido formalmente a respaldar tu empresa. Se trata de una preocupación habitual, y muchas sociedades de capital riesgo lo tienen en cuenta a la hora de solicitar una lista inicial de documentos para examinar en su sala de datos virtual.
Algunas sociedades de capital riesgo pueden pedir por adelantado todos los documentos clave de propiedad intelectual, aunque sólo sea como táctica de negociación o para tantear el terreno. Otros pueden esperar hasta que el proceso de diligencia debida de la inversión haya progresado hasta un punto en el que los fundadores se sientan cómodos dando el siguiente paso. Otros, por el contrario, no solicitan ningún documento clave de propiedad intelectual. Sin embargo, sean cuales sean sus circunstancias específicas, debe reunir esos documentos clave de propiedad intelectual con antelación. Como mínimo, querrá tener preparados los documentos de propiedad intelectual como posible moneda de cambio para las reuniones iniciales.
Ni que decir tiene que tendrá que digitalizar todos los documentos en papel que necesite para cargar en su sala de datos. Pero hay otros elementos de la preparación de documentos que no son tan obvios. Veamos dos de los más importantes
Cuando nombramos carpetas y documentos para nuestro propio beneficio, o en el contexto de un espacio compartido de la empresa, tendemos a utilizar nombres que tienen sentido para nosotros mismos y para nuestros compañeros. Sin embargo, estos nombres para archivos internos pueden dejar a los de fuera rascándose la cabeza.
Por ejemplo, supongamos que tiene una asociación activa con una empresa llamada Hamilton Enterprises a la que su equipo ha llegado a llamar simplemente Ham. En este caso, sus bibliotecas de documentos pueden estar llenas de archivos y carpetas con nombres como Ham.docx y Ham deal. Así que, a menos que Hamilton Enterprises sea un nombre familiar que todo el mundo, incluido el equipo de diligencia debida de la inversión, llame Ham para abreviar, tendrá que arremangarse y cambiar el nombre de esos archivos y carpetas en consecuencia.
También es importante asegurarse de que los títulos de sus documentos y carpetas sean fáciles de buscar. Para aumentar la probabilidad de que las búsquedas den en el blanco, evite utilizar guiones bajos, caracteres especiales y acrónimos poco comunes en los títulos de archivos y carpetas siempre que sea posible. Por supuesto, es igualmente importante asegurarse de que elegir una sala de datos de diligencia debida con excelentes funciones de búsqueda.
Si existe una diferencia material entre las distintas versiones de los documentos clave en el proceso de diligencia debida para la inversión, subir una versión obsoleta podría minar la confianza de los inversores en su empresa y poner en peligro el acuerdo. Por lo tanto, una parte clave del proceso de preparación es encontrar la versión más reciente de cada documento que vaya a enviar. Con este fin, asegúrese de comprobar todos y cada uno de los archivos objeto de revisión y compruebe que dispone de la versión más actualizada de los mismos.
Además, una vez que el proceso de diligencia debida esté en marcha, asegúrese de cargar sin demora cualquier nueva actualización de los documentos enviados. Es un hábito importante que hay que fomentar. Al fin y al cabo, un proceso de diligencia debida en materia de inversión correctamente realizado puede llevar mucho tiempo, y se espera que los fundadores mantengan actualizados todos los documentos y datos pertinentes.
Ten en cuenta que tu VDR debe soportar completamente el proceso de actualización de archivos de forma elegante y sin fisuras. En concreto, busque un nueva función de notificación de archivos que avisa a todos los miembros de la sala de datos cada vez que subes archivos nuevos o actualizaciones.
Una vez seleccionados y preparados los documentos clave, es hora de organizarlos por categorías. Recuerde que está clasificando sus documentos principalmente en beneficio de inversores, contables, abogados y otros profesionales. Por lo tanto, la taxonomía de tu VDR no debería reflejar tu disposición favorita, sino la de ellos. Así que es importante tomarse un momento para considerar cómo el equipo de diligencia debida de inversión querrá navegar por la biblioteca de documentos de su VDR.
La lista exacta de categorías y subcategorías de documentos (que se traducirán en carpetas y subcarpetas en su sala de datos) dependerá en gran medida de su sector y circunstancias. Sin embargo, tu principio rector siempre será crear una biblioteca de documentos intuitiva para ayudar a tus visitantes a encontrar lo que necesitan, y rápido.
Sus visitantes serán principalmente sociedades de capital riesgo, abogados, contables y otros especialistas que pasan gran parte de su jornada laboral buceando en carpetas con nombres como Estados financieros, Litigios, Arrendamientos, Asociaciones, Propiedad inmobiliaria, Adquisiciones, Documentos de constitución, Seguros, Propiedad intelectual, Contratos con clientes, Registros de acciones, etc.
Aunque cada proceso de diligencia debida en materia de inversión es único, estas categorías son los pilares de la diligencia debida en materia de inversión y le darán una indicación clara de cómo organizar sus documentos en una taxonomía.
Otra consideración clave a tener en cuenta a medida que avanza con su taxonomía es la conveniencia. Por ejemplo, supongamos que su startup se ha visto envuelta en un único asunto legal que preocupa realmente a los inversores: un litigio sobre patentes que ha ocupado los titulares de tecnología y sigue sin resolverse.
De hecho, cada vez que se pone en contacto con un veterano, recibe una avalancha de preguntas sobre este litigio de patentes. Por lo tanto, usted sabe de antemano que el conjunto de documentos relacionados con el litigio será una de las áreas con más tráfico de su biblioteca de documentos. En este caso, no tendría mucho sentido enterrar esos documentos bajo Contencioso > Litigios > Litigios sobre patentes > Sin resolver, aunque sea la clasificación más exacta. Desde un punto de vista práctico, este enfoque rígido sólo va a frustrar a los profesionales que tienen que profundizar a través de cuatro carpetas para encontrar algo que todo el mundo sabe que debería estar justo en la parte superior.
Por lo tanto, está perfectamente bien preferir la comodidad a la formalidad cuando sea necesario. Una carpeta de nivel superior que diga Disputa sobre patentes ahorrará mucho tiempo a todo el mundo y le hará ganar puntos por su transparencia.
Tenga en cuenta que en nuestro ejemplo partimos de la base de que usted sabrá de antemano cuáles serán las áreas y los documentos más visitados de su RDV. Sin embargo, en muchos casos puede que tenga que esperar y ver cómo se desarrolla el proceso de diligencia debida de la inversión.
Una de las funciones esenciales que le ayudarán en el camino es el seguimiento de archivos. Esta avanzada función de la sala de datos virtual le permite saber cuándo los inversores están viendo un documento determinado (para que no tenga que preguntarles). El seguimiento de archivos también le dará una idea clara de cuáles son los documentos y carpetas más vistos para que pueda encontrarlos más fácilmente en el futuro.
Una vez que haya creado su taxonomía, también puede reordenar los documentos dentro de sus carpetas según una secuencia precisa que facilite el proceso de diligencia debida de la inversión.
A menudo, la CV le proporcionará una estructura prescrita que desean seguir. Para adaptarse a ellos, asegúrese de que su VDR tiene una sólida función de índice de archivos que permite reorganizar y reordenar archivos de forma rápida y precisa.
No se puede evitar. Para asegurar financiación inicial, Para ello, tendrá que superar con éxito el riguroso proceso de diligencia debida de la inversión, que a su vez requiere una VDR bien organizada. Todo el proceso tiene fama de ser largo y algunas salas de datos virtuales pueden ser igualmente complejas de configurar y navegar. Por otro lado, hay proveedores de salas de datos para empresas de nueva creación que ofrecen una prueba gratuita sin compromiso y le permiten crear su propia sala de datos en cuestión de minutos.
Más arriba hemos visto tres pasos para empezar: seleccionar, preparar y clasificar los documentos que pretende enviar.
Su primer paso es seleccionar los documentos que desea enviar en su VDR. Aunque las distintas sociedades de capital riesgo le pedirán documentos diferentes, los más solicitados son los documentos empresariales estándar, como los estatutos y los estados financieros. También tendrá que reunir su valiosa propiedad intelectual, aunque sólo sea para utilizarla como moneda de cambio.
El segundo paso es preparar los documentos. Después de digitalizar los documentos en papel, tendrá que empezar a nombrar y renombrar los archivos y carpetas para que las herramientas de búsqueda, por no hablar del equipo de diligencia debida, puedan identificarlos fácilmente. También tendrá que confirmar que está enviando la versión más actualizada de todos y cada uno de los documentos que cargue. No olvide aprovechar las notificaciones de nuevos archivos para enviar actualizaciones continuas a medida que se desarrolla el proceso de diligencia debida.
El tercer paso consiste en organizar los documentos en categorías y subcategorías. Aunque la taxonomía precisa dependerá en gran medida de su sector y circunstancias, siempre debe equilibrar la formalidad con la comodidad; aproveche la función de seguimiento de archivos de su VDR para realizar los ajustes necesarios; y aproveche la función de índice de archivos de su VDR para ordenar los documentos en la secuencia precisa que requiera la diligencia debida de la inversión.
Seguir estos tres pasos agilizará enormemente el proceso de organización de su sala virtual de datos. No obstante, la organización de su VDR es sólo una pieza de un cuadro mucho más amplio. Para ver cómo encaja todo, su mejor guía general es, por supuesto, una completa lista de comprobación de la diligencia debida
Sí, puede descargar una lista de comprobación de diligencia debida para inversores, completa y gratuita, directamente desde Digify. Incluye secciones sobre visión general de la empresa, finanzas, documentos legales, tabla de capitalización, análisis de mercado, métricas de clientes y factores de riesgo. Descargar la lista de comprobación de la diligencia debida aquí.
La lista de comprobación incluye elementos como biografías de los fundadores y del equipo, cuentas de pérdidas y ganancias, contratos con clientes, documentación sobre propiedad intelectual, cuadro de capitalización, historial de recaudación de fondos e investigación del panorama competitivo.
Sí, la lista de comprobación de diligencia debida está disponible como descarga gratuita en PDF en el blog de Digify. Está estructurada, es fácil de seguir y está lista para ser utilizada por sociedades de capital riesgo, inversores ángeles o asesores de startups.
Esta lista de comprobación es perfecta para empresas de capital riesgo, inversores ángeles, profesionales del capital riesgo, aceleradoras e incluso fundadores que quieran prepararse para la diligencia debida. Es totalmente editable y personalizable para adaptarla a tus necesidades.
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Los líderes de PE informan de una diligencia debida más dura. Descubra cómo sobresalir en las revisiones de los inversores, abordar las objeciones y convertir el escrutinio en asociaciones más sólidas.
Descubra cómo elegir una sala de datos virtual que le permita llevar a cabo con éxito el proceso de diligencia debida de las inversiones.
Entender lo que ocurre en una diligencia debida de inversión: el proceso, el alcance y las mejores prácticas.
