¿Sabe qué ocurre después de enviar un archivo PDF o un documento? Obtenga más información sobre el seguimiento de PDF y documentos en Digify.
¿Sabe qué ocurre después de enviar un archivo PDF o un documento? ¿Puede estar seguro de quién ha visto sus archivos PDF? ¿Y cuándo y con qué frecuencia se abren los documentos, y desde dónde?
El hecho es que a menudo se pierde el control una vez que se ha enviado un archivo. No hay forma fácil de seguirle la pista y, siendo realistas, podría acabar difundiéndose mucho más de lo que pretendías.
Las soluciones de seguimiento de documentos y archivos PDF le ayudan a comprender el movimiento de sus documentos y, potencialmente, si se han difundido más allá de su público objetivo. Puede saber si sus documentos se han visto comprometidos, e incluso puede hacer algo al respecto, sobre todo si lo utiliza junto con otras funciones de seguridad de documentos.
Veámoslo más de cerca:
Hay tres razones principales por las que debería considerar el uso de las funciones de seguimiento de archivos y documentos PDF:
Hoy en día, muchos documentos se transfieren electrónicamente a personas que necesitan verlos, incluidos documentos de naturaleza sensible. Naturalmente, usted debe preocuparse por mantener la seguridad de estos archivos y tener la expectativa de que no se reenvíen a destinatarios no deseados.
El registro de la visualización del documento le ayuda a realizar un seguimiento de quién ha accedido al archivo puede ser útil. En los casos en los que el archivo se vea comprometido, podrá rastrear quién ha visto el archivo. No quieres accesos no autorizados y puede que quieras comprobar el acceso de usuarios autorizados desde lugares extraños. Para los remitentes, les da la sensación de control y añade cierta responsabilidad para los que reciben los documentos. Con algunas soluciones, puedes incluso retirar el archivo después de enviarlo.
Supongamos que envías un pitch o una propuesta para una empresa para la que intentas conseguir el apoyo de un inversor. Podrías limitarte a enviar tu propuesta, esperar y confiar en que eliges el momento adecuado para hacer el seguimiento, pero una estrategia más poderosa es saber que has elegido un buen momento para hacer el seguimiento.
¿Cómo puede saberlo? Si haces un seguimiento de cuándo se abrió y consultó el documento, sabrás que a) el destinatario ha visto el documento y b) probablemente ha tenido tiempo suficiente para revisarlo antes de que hagas el seguimiento. Así podrás programar tu seguimiento para tener más posibilidades de obtener una respuesta.
Si envías documentos o propuestas de acuerdos, el tiempo que la gente dedica a estos documentos es indicativo de su nivel de interés. ¿Lo leen una vez que lo reciben? ¿Lo abren una vez o vuelven a leerlo varias veces? Así podrá centrar y priorizar mejor sus esfuerzos en los clientes potenciales que muestren más interés por su contenido.
Desde otra perspectiva, si está regalando un documento PDF como imán de clientes potenciales, puede comprender su utilidad comprobando cuánto tiempo pasa la gente leyéndolo. Puedes comparar los datos entre los distintos imanes de clientes potenciales que utilices.
Tanto si utiliza la sección de envío de archivos como la de salas de datos, las funciones de seguimiento de Digify le permiten saber quién ha visto sus archivos, así como la ubicación y la duración de las visualizaciones. También puede saber cuántas veces se han visto, impreso o descargado sus archivos.
El seguimiento de archivos y documentos PDF forma parte del conjunto de funciones de seguridad de documentos de Digify. Después de enviar el archivo utilizando Digify, usted:
Con Digify Salas de datos virtuales, puede obtener una visibilidad clara de la actividad de sus destinatarios. Puedes ver análisis detallados, incluyendo quién ha visitado o no. A partir de aquí, puedes enviar recordatorios, sobre todo a quienes no hayan leído el documento.
Las salas de datos son útiles para proporcionarle de forma rápida y sencilla una visión general de los análisis de los documentos, como la posibilidad de ver las clasificaciones de quién ha pasado más tiempo viendo un documento y quién lo ha visitado más. Puede ver qué documentos son los más populares y toda esta información puede ayudarle a perfeccionar y priorizar sus esfuerzos de seguimiento.
Para facilitar la consulta, también puede ordenar, clasificar y exportar análisis de documentos. Por ejemplo, puede ser muy útil ver quién ha visitado su sala de datos por última vez.
Las funciones de seguridad de documentos de Digify van más allá del mero seguimiento de archivos e incluyen:
Digify le permite utilizar cualquiera o una combinación de características de seguridad de documentos para adaptarse a sus necesidades particulares. Con el uso del algoritmo de encriptación AES-256 para proteger sus archivos, esto es al más alto nivel de protección, certificado por la NSA para proteger documentos Top Secret. Nuestro equilibrio entre seguridad y sencillez nos convierte en una excelente opción para empresas con todo tipo de necesidades de seguridad documental.
Puedes probar las características de Digify por ti mismo con la prueba gratuita. Pulse aquí para empezar.
Autor
Seguimiento de documentos simplificado: métricas de participación que hay que controlar, cómo leer las señales y herramientas para convertir las visitas y el tiempo en la página en seguimiento.
Descubra cómo el seguimiento de documentos y el análisis de páginas pueden revelar la intención del inversor, impulsar el tiempo de seguimiento y ayudarle a cerrar acuerdos más rápidamente.
Aprenda consejos prácticos que puede seguir para proteger los documentos confidenciales mientras trabaja a distancia.