Sapete cosa succede dopo aver inviato un file PDF o un documento? Per saperne di più sul monitoraggio di PDF e documenti in Digify.
Sapete cosa succede dopo aver inviato un file PDF o un documento? Potete essere certi di chi ha visualizzato i vostri file PDF? E quando e quanto spesso i documenti vengono aperti, e da dove?
Il fatto è che spesso si perde il controllo una volta che un file è stato inviato. Non c'è un modo semplice per tenerne traccia e, realisticamente, potrebbe finire per diffondersi molto più di quanto si intendesse.
Le soluzioni di tracciamento dei file PDF e dei documenti vi aiutano a capire il movimento dei vostri documenti e, potenzialmente, se sono stati diffusi al di là del pubblico a cui erano destinati. Potete capire se i vostri documenti sono stati compromessi e potete persino intervenire, soprattutto se le utilizzate insieme ad altre funzioni di sicurezza dei documenti.
Diamo un'occhiata più da vicino:
Ci sono tre motivi principali per cui dovreste prendere in considerazione l'utilizzo di funzioni di tracciamento di file e documenti PDF:
Al giorno d'oggi, molti documenti vengono trasferiti per via elettronica a persone che devono prenderne visione, compresi quelli di natura sensibile. È ovvio che ci si deve preoccupare di mantenere la sicurezza di questi file e ci si aspetta che non vengano inoltrati a destinatari indesiderati.
La registrazione della visualizzazione del documento aiuta a tenere traccia di chi ha avuto accesso al file. Nei casi in cui il file è compromesso, è possibile risalire a chi lo ha visto. Non si vuole un accesso non autorizzato e si può controllare l'accesso di utenti autorizzati da luoghi sconosciuti. Per i mittenti, questo dà una sensazione di controllo e aggiunge una certa responsabilità per coloro che ricevono i documenti. Con alcune soluzioni, è anche possibile ritirare il file dopo l'invio.
Supponiamo di inviare un pitch deck o una proposta per un'impresa per la quale si sta cercando di ottenere il sostegno di un investitore. Potreste limitarvi a inviare la vostra proposta, aspettare e sperare di scegliere il momento giusto per dare un seguito, ma una strategia più efficace consiste nel sapere che avete scelto il momento giusto per dare un seguito.
Come lo sapete? Se tracciate il momento in cui il documento è stato aperto e visualizzato, saprete che a) il destinatario ha sicuramente visto il documento e b) probabilmente ha avuto abbastanza tempo per esaminarlo prima del vostro follow-up. Potete quindi programmare il vostro follow-up in modo da avere le migliori possibilità di ottenere una risposta.
Se inviate documenti di trattativa o proposte, la quantità di tempo che le persone dedicano a questi documenti è indicativa del loro livello di interesse. Le persone lo leggono una volta ricevuto? Lo aprono una volta o ci tornano più volte? In questo modo potete concentrare e dare priorità ai potenziali clienti che mostrano maggiore interesse per i vostri contenuti.
Da un altro punto di vista, se regalate un documento PDF come lead magnet, potete capire quanto sia utile verificando quanto tempo le persone spendono per leggerlo. Potreste confrontare i dati tra i diversi lead magnet che utilizzate.
Sia che si utilizzi la sezione Invio di file o la sezione Sale dati, le funzioni di monitoraggio di Digify consentono di sapere chi ha visualizzato i file, nonché la posizione e la durata delle visualizzazioni. È inoltre possibile sapere quante volte i file sono stati visualizzati, stampati o scaricati.
La tracciabilità dei file e dei documenti PDF fa parte della suite di funzioni di sicurezza dei documenti di Digify. Dopo aver inviato il file con Digify, potrete:
Con Digify Sale dati virtuali, È possibile ottenere una chiara visibilità sull'attività dei destinatari. È possibile visualizzare analisi dettagliate, tra cui chi ha o non ha visitato il documento. Da qui è possibile inviare promemoria, in particolare a coloro che non hanno letto il documento.
Le sale dati sono utili per fornire in modo rapido e semplice una panoramica delle analisi dei documenti, come ad esempio la possibilità di vedere le classifiche di chi ha trascorso più tempo a visualizzare un documento e di chi lo ha visitato di più. È possibile vedere quali sono i documenti più popolari e tutte queste informazioni possono aiutarvi ad affinare e dare priorità ai vostri sforzi di follow-up.
Per una facile consultazione, è possibile anche ordinare, classificare ed esportare l'analisi dei documenti. Ad esempio, può essere molto utile vedere chi ha visitato per ultimo la vostra data room.
Le funzioni di sicurezza dei documenti di Digify vanno oltre il semplice tracciamento dei file:
Digify consente di utilizzare una qualsiasi o una combinazione di funzioni di sicurezza dei documenti per soddisfare le vostre esigenze specifiche. L'utilizzo dell'algoritmo di crittografia AES-256 per la protezione dei file rappresenta il massimo livello di protezione, certificato dall'NSA per la protezione dei documenti Top Secret. Il nostro equilibrio tra sicurezza e semplicità ci rende un'ottima scelta per le aziende con ogni tipo di esigenza di sicurezza dei documenti.
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