¿Recaudación de fondos? Por qué debe hacer un seguimiento de sus documentos de diligencia debida
El seguimiento de documentos le permite mantener el control sobre quién puede ver los documentos y cómo pueden utilizarlos.
El envío de documentos confidenciales a los inversores será cada vez más necesario a medida que su empresa vaya ganando impulso y corteje a los inversores.
Los inversores potenciales pueden pedir revisar la información financiera de tu empresa, las listas de clientes y solicitar acceso a tu propiedad intelectual para entender en qué estarían invirtiendo. La información confidencial de los empleados puede entrar en juego cuando evalúen a tu equipo.
Y a medida que los inversores potenciales realicen una diligencia debida más detallada, es posible que quieran que sus asesores de confianza (como abogados) revisen también estos documentos. Todo este envío de información financiera, propietaria y de propiedad intelectual de su empresa debería ponerle nervioso. Si no se gestiona adecuadamente, podría dar lugar al robo de sus PDF y documentos y perjudicar a su empresa.
Puede establecer algunos controles sobre sus documentos y PDF a través de muchos servicios gratuitos o de bajo coste. Pero sólo mantendrá un control sustancial sobre sus documentos cruciales cuando incorpore el seguimiento de documentos. El seguimiento de documentos y PDF puede permitirle saber quién accede a sus documentos, desde dónde y durante cuánto tiempo.
El seguimiento de PDF y documentos le permite mantener el control sobre quién puede ver los documentos y cómo pueden utilizarlos. Además, puedes controlar cuándo y durante cuánto tiempo han visto tus archivos.
Hay formas de impedir que alguien comparta un PDF haciendo que sólo se pueda ver. Sin embargo, si les das permiso para imprimirlo, no tienes ningún control sobre la posibilidad de que hagan copias y lo compartan con personas no autorizadas. Poner una contraseña en el PDF también tiene una eficacia limitada. El destinatario puede utilizar la misma contraseña para acceder a los documentos desde varios dispositivos e incluso compartirla con personas no autorizadas. Sin un seguimiento de su actividad, no tienes forma de saber si más personas están accediendo a los documentos con la misma contraseña.
Con el seguimiento de PDF y documentos, recibirá una alerta cuando alguien acceda a sus documentos. También puede controlar el tiempo que han utilizado los documentos y obtener información valiosa para realizar acciones de seguimiento que garanticen la inversión.
Cuando tu startup llega a la fase de capital riesgo, tienes que argumentar de la forma más convincente que tu empresa tiene los bienes, el talento y la capacidad para crear un rendimiento digno. La única forma de hacerlo es aportando datos fríos y sólidos.
Los inversores potenciales necesitarán conocer todos los detalles de tu startup. Tendrás que facilitar documentos sensibles que pondrán en riesgo tu información financiera, tu propiedad intelectual e incluso los datos personales de tus empleados. Pero hay que hacerlo.
Por eso, la mayoría de los fundadores y directores ejecutivos inteligentes optan por un profesional sala virtual de datos compartir sus archivos. Con una sala de datos virtual, puede controlar quién tiene acceso a sus archivos y cómo pueden compartirlos, si es que pueden.
Por ejemplo, si un inversor potencial quiere enviar sus datos financieros a su abogado para que los revise, tendrá que solicitar acceso para esa persona. Usted tendrá autoridad para conceder el acceso y controlar cuándo, dónde y durante cuánto tiempo acceden a los datos.
Y lo que es más importante, tendrás la posibilidad de revocar el acceso a tus documentos. Esto no puede hacerse con los PDF u otros documentos de acceso protegido. Del mismo modo, si un inversor decide que tu empresa no encaja, puedes revocar su acceso inmediatamente para evitar que comparta tu información o propiedad intelectual con otras empresas o inversores.
A medida que los inversores potenciales y sus apoderados interactúan con sus documentos, el seguimiento de PDF y documentos le ofrece cuatro ventajas:
A medida que su empresa busca posibles inversiones para impulsar el crecimiento del negocio, es posible que le preocupe asumir demasiadas responsabilidades nuevas al mismo tiempo. Por ello, es posible que tengas algunas dudas o conceptos erróneos sobre las salas de datos virtuales y el seguimiento de documentos, como por ejemplo:
Al fin y al cabo, es posible que tenga que tratar con varios inversores potenciales y con todas las personas que trabajan para ellos y les asesoran. Pero los servicios de seguimiento de documentos como los que ofrece Digify eliminan la complejidad al permitirle establecer parámetros y dejar que el software haga el trabajo pesado. También puede alertarle de nuevas actividades relacionadas con sus documentos y generar informes fáciles de digerir que resuman las actividades relacionadas con sus documentos.
No podrá saber cuánto tiempo ha estado un inversor potencial con sus documentos. Tampoco hay seguridad: el destinatario es libre de reenviar tu correo electrónico a tantos destinatarios como quiera sin que tú lo sepas.
El seguimiento de documentos y archivos PDF le permite saber exactamente quién ha accedido a sus archivos, su dirección IP, cuánto tiempo ha utilizado los documentos y si los ha compartido o ha intentado compartirlos con otras personas.
Digify garantiza la seguridad de sus documentos con el seguimiento. Recibe alertas cuando alguien acceda a tus documentos y finaliza el acceso en cualquier momento y lugar.
Digify también le permite hacer un seguimiento de los inversores en el momento adecuado. Sepa con qué frecuencia acceden a sus salas de datos y archivos, cuánto tiempo pasan accediendo a sus archivos y desde dónde acceden a sus archivos.
Genere gráficos y diagramas que puedan incluirse en informes para ejecutivos o miembros del consejo de administración que necesiten información actualizada sobre el proceso de diligencia debida, pero no todos los detalles. También puede exportar un registro de actividades para obtener un desglose más detallado de lo que las distintas partes están haciendo con los documentos en su sala de datos.
Las salas de datos virtuales de Digify le permiten conceder acceso a archivos y carpetas por grupo o por individuo. Por ejemplo, puede conceder acceso a un departamento financiero a determinados datos financieros, sin darles permiso para acceder a archivos de propiedad intelectual.
También puedes utilizar permisos granulares para limitar el acceso de personas y grupos concretos a información especialmente confidencial, y personalizar los permisos para distintos grupos y personas.
Mantener el control de su información más importante debe ser su máxima prioridad cuando busque inversores para su empresa. Debe actuar con cautela a medida que se adentra en la proceso de diligencia debida, compartir su propiedad intelectual y la información confidencial de su empresa.
Digify no sólo le ayuda a realizar un seguimiento de sus documentos, sino que también le ayuda a aplicar medidas de seguridad para proteger sus datos. Los controles de acceso de Digify le permiten limitar quién y con qué frecuencia pueden los invitados descargar, imprimir y copiar archivos. También puede añadir marcas de agua personalizables para desalentar la copia y exigir a sus destinatarios que vean sus documentos con Pantalla protectora para desalentar las capturas de pantalla.
Inscríbase hoy para 7 días de prueba sin compromiso para ver cómo Digify puede ayudarte a mantener el control de los documentos confidenciales de tu startup, incluso mientras los envías a posibles inversores y terceros.
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