La tracciabilità dei documenti consente di mantenere il controllo su chi può vedere i documenti e su come li può utilizzare.
L'invio di documenti confidenziali agli investitori sarà sempre più necessario man mano che la vostra startup prenderà piede e farete la corte agli investitori.
I potenziali investitori potrebbero chiedere di esaminare le informazioni finanziarie della vostra startup, gli elenchi dei clienti e chiedere l'accesso alla vostra proprietà intellettuale per capire in cosa investirebbero. Le informazioni sensibili sui dipendenti potrebbero entrare in gioco quando valutano il vostro team.
Inoltre, man mano che i potenziali investitori conducono una due diligence più dettagliata, potrebbero volere che anche i loro consulenti di fiducia (come gli avvocati) esaminino questi documenti. Tutto questo invio di informazioni finanziarie, proprietarie e di proprietà intellettuale della vostra azienda dovrebbe rendervi nervosi. Se non viene gestito correttamente, questo potrebbe portare al furto dei vostri PDF e documenti e danneggiare la vostra azienda.
È possibile controllare i documenti e i PDF attraverso molti servizi gratuiti o poco costosi. Tuttavia, potrete mantenere un controllo sostanziale sui vostri documenti cruciali solo se incorporerete la tracciabilità dei documenti. La tracciabilità dei PDF e dei documenti vi permette di sapere chi accede ai vostri documenti, da dove e per quanto tempo.
Il tracciamento dei PDF e dei documenti vi consente di mantenere il controllo su chi può vedere i documenti e su come li può utilizzare. Inoltre, potete monitorare quando e per quanto tempo hanno visualizzato i vostri file.
Esistono modi per impedire a qualcuno di condividere un PDF rendendolo di sola visualizzazione. Tuttavia, se si dà il permesso di stamparlo, non si ha alcun controllo sul fatto che ne faccia delle copie e le condivida con persone non autorizzate. Anche l'inserimento di una password nel PDF ha un'efficacia limitata. Il destinatario può utilizzare la stessa password per accedere ai documenti da più dispositivi e persino condividerla con persone non autorizzate. Senza tracciare la loro attività, non avete modo di sapere se altre persone accedono ai documenti con la stessa password.
Con il monitoraggio dei PDF e dei documenti, sarete avvisati quando qualcuno accede ai vostri documenti. È inoltre possibile monitorare il tempo di permanenza sui documenti, ottenendo informazioni preziose per le azioni di follow-up volte a garantire un investimento.
Quando la vostra startup raggiunge la fase del capitale di rischio, dovete dimostrare in modo convincente che la vostra azienda ha i beni, il talento e la capacità di creare un ritorno degno di nota. L'unico modo per farlo è fornire dati concreti.
I potenziali investitori dovranno conoscere ogni dettaglio della vostra startup. Dovrete fornire documenti sensibili che esporranno a rischio le vostre informazioni finanziarie, la proprietà intellettuale e persino i dati personali dei vostri dipendenti. Ma è necessario farlo.
Ecco perché la maggior parte dei fondatori e degli amministratori delegati optano per un professionista. sala dati virtuale di condividere i propri file. Con una data room virtuale, potete controllare chi ha accesso ai vostri file e come possono condividerli, se lo fanno.
Ad esempio, se un potenziale investitore vuole inviare i vostri dati finanziari al proprio avvocato per una revisione, dovrà richiedere l'accesso per tale persona. Avrete l'autorità di concedere l'accesso e di controllare quando, dove e per quanto tempo accedono ai dati.
Ma soprattutto, avrete la possibilità di revocare l'accesso ai vostri documenti. Questo non può essere fatto con i PDF o altri documenti ad accesso protetto. Allo stesso modo, se un investitore decide che la vostra azienda non è adatta, potete revocare immediatamente il suo accesso per evitare che condivida le vostre informazioni proprietarie o la vostra proprietà intellettuale con altre aziende o investitori.
Mentre i potenziali investitori e i loro delegati consultano i vostri documenti, la tracciabilità dei PDF e dei documenti vi offre quattro vantaggi:
Mentre la vostra startup è alla ricerca di potenziali investimenti per stimolare la crescita dell'azienda, potreste essere preoccupati di assumere troppe nuove responsabilità allo stesso tempo. Per questo motivo, potreste avere alcune preoccupazioni o idee sbagliate sulle sale dati virtuali e sulla tracciabilità dei documenti, come ad esempio:
Dopo tutto, potreste avere a che fare con diversi potenziali investitori e con tutte le persone che lavorano per loro e che li consigliano. Ma i servizi di tracciamento dei documenti, come quelli offerti da Digify, eliminano la complessità consentendovi di impostare i parametri e lasciando che il software faccia il lavoro pesante. Può anche avvisarvi di nuove attività relative ai vostri documenti e generare rapporti di facile lettura che riassumono le attività relative ai vostri documenti.
Non sarete in grado di sapere per quanto tempo un potenziale investitore si è occupato dei vostri documenti. Inoltre, non c'è sicurezza: il destinatario è libero di inoltrare la vostra e-mail a tutti i destinatari che desidera, senza che voi lo sappiate.
Il tracciamento di PDF e documenti vi permette di sapere esattamente chi ha avuto accesso ai vostri file, il suo indirizzo IP, per quanto tempo ha utilizzato i documenti e se ha condiviso o tentato di condividere i documenti con altri.
Digify garantisce la sicurezza dei vostri documenti grazie al tracciamento. Ricevete avvisi quando qualcuno accede ai vostri documenti e interrompete l'accesso in qualsiasi momento e ovunque.
Digify vi permette anche di seguire gli investitori al momento giusto. Sapere con quale frequenza accedono alle vostre sale dati e ai vostri file, per quanto tempo vi accedono e da dove accedono ai vostri file.
Generate grafici e diagrammi che possono essere inclusi nei rapporti per i dirigenti o i membri del consiglio di amministrazione che hanno bisogno di aggiornamenti sul processo di due diligence ma non di tutti i dettagli. È anche possibile esportare un registro delle attività per ottenere una ripartizione più dettagliata di ciò che le varie parti stanno facendo con i documenti nella data room.
Le sale dati virtuali di Digify consentono di concedere l'accesso a file e cartelle per gruppo o per individuo. Ad esempio, è possibile concedere l'accesso a un reparto finanziario a determinati dati finanziari, senza concedere loro il permesso di accedere ai file di proprietà intellettuale.
È inoltre possibile utilizzare autorizzazioni granulari per limitare l'accesso di individui e gruppi specifici a informazioni particolarmente riservate e personalizzare le autorizzazioni per gruppi e individui diversi.
Mantenere il controllo delle informazioni più importanti deve essere la vostra priorità assoluta quando cercate investitori per la vostra startup. Dovete muovervi con cautela mentre vi destreggiate tra le processo di due diligence, condividendo la vostra proprietà intellettuale e le informazioni aziendali sensibili.
Digify non solo vi aiuta a tenere traccia dei vostri documenti, ma vi aiuta anche a implementare misure di sicurezza per proteggere i vostri dati. I controlli di accesso di Digify consentono di limitare chi e quanto spesso gli ospiti possono scaricare, stampare e copiare i file. È inoltre possibile aggiungere filigrane personalizzabili per scoraggiare la copiatura e richiedere ai destinatari di visualizzare i documenti con Schermatura dello schermo per scoraggiare gli screenshot.
Iscriviti oggi stesso per un 7 giorni di prova senza impegno per scoprire come Digify può aiutarvi a mantenere il controllo dei documenti sensibili della vostra startup, anche mentre li inviate a potenziali investitori e a terzi.
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