Découvrez comment choisir une salle de données virtuelle qui vous permettra de mener à bien votre processus de diligence raisonnable en matière d'investissement.
Découvrez comment choisir une salle de données virtuelle qui vous permettra de mener à bien votre processus de diligence raisonnable en matière d'investissement.
Si vous êtes à la recherche d'un financement de série A, vous avez déjà franchi une étape importante. D'après les une étude récente, En effet, moins de la moitié des startups qui réussissent à obtenir un financement de type "Seed/Angel" atteignent le stade de la "Series A".
Selon toute vraisemblance, si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est parce que vous l'avez mérité. Vous disposez d'un modèle d'entreprise solide comme le roc. Vous avez conclu une série de partenariats stratégiques clés. Vous avez mis en œuvre avec succès une stratégie ambitieuse de mise sur le marché. Votre produit ou service suscite déjà de l'intérêt. Et vous avez montré que vous pouviez vous développer. Cependant, pour financer la poursuite de votre croissance, vous aurez besoin d'un financement institutionnel et, pour ce faire, vous devrez obtenir l'aval d'investisseurs institutionnels. Toutefois, pour prouver à ces investisseurs chevronnés que vous êtes allé aussi loin que vous l'avez fait, vous devrez soumettre votre propriété intellectuelle la plus précieuse à un processus de diligence raisonnable exigeant. Il va sans dire que si l'un des aspects de cette entreprise hautement sensible est mal géré, vous risquez de compromettre vos actifs les plus précieux. Ils pourraient même tomber entre les mains d'un concurrent.
Afin de résoudre ce dilemme trop fréquent, toute startup entrant dans un cycle d'investissement de série A cette année a besoin d'un espace de travail hautement sécurisé, basé sur le cloud, conçu spécifiquement pour organiser et envoyer les données les plus sensibles et les plus confidentielles : une salle de données virtuelle (VDR).
Autrefois, les principales parties prenantes ou leurs représentants se rendaient généralement dans une salle de données physique et passaient au peigne fin les documents sensibles en personne, à grands frais pour toutes les parties concernées. Cependant, avec l'amélioration rapide des outils de collaboration en ligne et de stockage dans le nuage au cours des cinq dernières années, la salle de données virtuelle a rapidement dépassé son précurseur physique et est devenue la nouvelle norme du secteur.
Comme le souligne IBISWorld, les sociétés de capital-risque (ainsi que les cabinets d'avocats et les sociétés de capital-investissement) donnent tout lieu de penser qu'elles continueront à “abandonner les salles de données physiques” au profit des VDR au cours des prochaines années. Les salles de données virtuelles sont devenues un élément essentiel du processus de diligence raisonnable.
Contrairement à d'autres solutions basées sur le cloud, salles de données virtuelles diffèrent grandement dans leurs fonctionnalités, sans parler de leurs divers engagements en matière de qualité et de sécurité. Examinons donc de près les éléments clés à prendre en compte lors du choix d'un VDR de qualité professionnelle :
De nombreuses startups se concentrent, à juste titre, sur les gains extérieurs plutôt que sur l'organisation intérieure. Pourtant, la collecte de fonds pour les startups au niveau institutionnel exige un nouvel état d'esprit, plus rigoureux. Le processus de diligence raisonnable en matière d'investissement, en particulier, oblige même les startups les plus prospères à mettre de l'ordre dans leurs affaires, et ce rapidement. Les fondateurs de startups et leurs équipes n'ont d'autre choix que de se transformer rapidement, au moins pendant quelques mois, pour passer d'une vision globale à une approche détaillée et méticuleuse.
Afin de se conformer à toutes les exigences d'un audit d'investissement approfondi, l'équipe de la startup devra respecter des formats stricts et standardisés pour l'indexation des fichiers contenant leurs actifs numériques dans un VDR. Aussi intimidant que cela puisse paraître, cet objectif est tout à fait réalisable, à condition de s'y prendre tôt et de choisir un VDR intuitif et de qualité professionnelle pour aller de l'avant. Lorsque vous comparez les solutions de VDR, recherchez quelques éléments essentiels à l'organisation, tels qu'un système d'archivage et de gestion des données. fonction d'indexation des fichiers qui permet aux utilisateurs disposant des autorisations nécessaires de réorganiser les fichiers dans la salle de données pour une visualisation séquentielle optimale.
D'un point de vue plus technique, il est important de s'assurer que tout fournisseur de VDR envisagé respecte les normes de conformité et de sécurité les plus strictes en matière de traitement des données sensibles en ligne. En particulier, le fournisseur de VDR doit s'appuyer sur plusieurs centres de données répartis sur plusieurs continents, avec des copies de données redondantes.
En outre, les centres de données eux-mêmes doivent non seulement être dotés de contrôles biométriques et de cartes-clés avancés, mais aussi être physiquement surveillés 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Le fournisseur de VDR doit également respecter les normes de sécurité des données suivantes, largement reconnues :
Lorsqu'il s'agit de vos documents les plus sensibles, la capacité de révoquer l'accès est tout aussi importante que la capacité de l'accorder. Bien qu'il soit difficile de trouver des statistiques fermes sur le nombre d'opérations d'investissement que les ne sont pas prises en compte lors de la procédure de diligence raisonnable, Il faut donc se préparer à toute éventualité.
En conséquence, les contrôles d'accès de votre VDR doivent permettre d'ajouter et de supprimer des utilisateurs au fur et à mesure que de nouveaux investisseurs entrent dans le pool et que d'autres en sortent. Les meilleures solutions de VDR vous permettront d'automatiser le processus de suppression en fixant une date d'expiration de l'accès pour les nouveaux destinataires. Quoi qu'il en soit, les contrôles d'accès de votre VDR doivent vous permettre d'accorder ou de révoquer facilement et instantanément l'accès au niveau individuel ou au niveau du rôle (par exemple, copropriétaire/contributeur/spectateur).
Nombre illimité de destinataires
En tant qu'entreprise en phase de démarrage qui cherche à obtenir du capital-risque, vous devez vous attendre à faire des présentations à au moins une ou deux douzaines de sociétés de capital-risque. Par conséquent, votre salle de données virtuelle doit vous permettre de gérer l'accès d'un grand nombre de personnes et d'équipes d'investissement sur une période prolongée. Si vous pouvez trouver une solution de VDR qui permet un nombre illimité de destinataires de données, c'est encore mieux, car vous n'aurez pas à vous préoccuper d'un plafond.
Nombre illimité de pièces
La plupart des solutions de VDR se concentrent sur la gestion de plusieurs destinataires (voire d'un nombre illimité). Cependant, certaines solutions de VDR vont plus loin et vous permettent de créer et de gérer plusieurs salles de données (voire un nombre illimité) à partir d'un seul compte. Il s'agit d'une fonctionnalité extrêmement utile et puissante qui mérite d'être ajoutée à votre liste d'incontournables.
Le contrôle d'accès, l'hébergement sécurisé et le cryptage des données de bout en bout constituent l'épine dorsale non négociable de toute solution de salle de données virtuelle. Pourtant, de nos jours, une solution de salle de données virtuelle de qualité professionnelle ne suffit pas à répondre aux besoins d'un grand nombre de personnes. salle de données virtuelle ira bien au-delà de cette base et inclura une gestion intégrée des droits numériques avec des options de sécurité très flexibles.
Par exemple, si vous décidez à contrecœur de donner à un investisseur hésitant et non engagé l'accès à votre VDR, vous souhaiterez peut-être avoir la possibilité de restreindre sa capacité à imprimer ou à télécharger vos documents les plus sensibles. Dans la plupart des cas, cependant, vous voudrez probablement empêcher les investisseurs de créer des copies de vos documents. C'est pourquoi la solution de VDR que vous choisirez devra comporter une fonction avancée de protection contre la copie.
Parmi les autres fonctions avancées à rechercher dans un VDR de qualité professionnelle, citons le chargement/importation en masse, le filigrane personnalisable et un accord de confidentialité intégré. Idéalement, la fonction de téléchargement/importation en masse du VDR devrait s'intégrer de manière transparente à la solution générale de stockage en nuage de votre entreprise (par exemple, Google Drive, Dropbox). La fonction de filigrane, quant à elle, devrait appliquer des filigranes à un nombre quelconque de documents sélectionnés en même temps. L'accord de confidentialité intégré, même s'il n'est pas toujours nécessaire, est un moyen de faire preuve de tact. Après tout, la plupart des sociétés de capital-risque ne signeront pas, et n'apprécieront pas qu'on leur demande de signer, un accord de confidentialité distinct au cours du processus de présentation.
Dans les années à venir, au fur et à mesure que les les investisseurs continuent de s'orienter vers des opérations de plus en plus importantes, Le processus de diligence raisonnable n'en sera que plus efficace. plus impliquée et plus exigeante.
Pour contrebalancer cette tendance à la complexité croissante, la solution de salle de données virtuelle que vous choisissez doit être extrêmement conviviale et intuitive. Cela vaut aussi bien pour l'installation de la VDR que pour son interface de gestion des données. En règle générale, la mise en place de la salle de données virtuelle ne devrait pas prendre plus d'une heure à votre équipe.
En outre, la VDR ne devrait jamais exiger des utilisateurs qu'ils installent des logiciels/plugins. Un VDR basé sur le cloud doit également être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, avec une garantie de haute disponibilité. Si vous ne tenez pas compte de ces aspects conviviaux dans la solution de VDR que vous avez choisie, les investisseurs potentiels seront inévitablement frustrés car leur accès sera ralenti par les exigences en matière de logiciels/plugins, une interface peu pratique et un serveur en nuage peu fiable.
Les solutions hautement sécurisées et spécialisées, telles que les VDR de qualité professionnelle, coûtent plus cher que les solutions grand public généralisées comme Dropbox. Pourtant, si Dropbox peut répondre aux exigences de base de certains investisseurs initiaux ou providentiels, une véritable salle de données virtuelle est un must non négociable pour une équipe d'investissement de série A. Il y a toutefois une différence entre un VDR abordable qui justifie son coût et un VDR hors de prix qui ne le justifie pas. Vous ne devez payer que ce dont vous avez besoin.
La meilleure façon de distinguer un VDR abordable et rationalisé d'un VDR surestimé et surchargé est de tester chaque concurrent. La plupart des fournisseurs de VDR vous accorderont un essai gratuit que vous pourrez utiliser pour évaluer vos options. Bien entendu, certains fournisseurs vous demanderont de passer par un long entretien de vente avant de vous donner accès à leur essai gratuit. D'autres, heureusement, vous laissent s'inscrire en quelques secondes.
À moins que vous et votre équipe n'ayez déjà mené à bien un cycle de financement institutionnel dans le passé, c'est peut-être la première fois que vous mettez en place et gérez une salle de données virtuelle. Par conséquent, vous aurez certainement des questions, tout comme vos investisseurs potentiels. Pour répondre rapidement à ces questions, votre VDR doit fournir deux canaux d'assistance essentiels : un centre de ressources prêt à l'emploi et une ligne d'assistance rapide. Si le fournisseur de VDR que vous envisagez ne dispose pas de l'un ou l'autre de ces canaux d'assistance essentiels, il est préférable de passer à autre chose.
L'un des meilleurs moyens de mesurer l'évolution d'une opération d'investissement est de suivre l'activité de votre data room. La plupart des investisseurs potentiels n'ont ni le temps ni l'envie de vous informer chaque fois qu'ils consultent un document que vous leur avez fourni. Toutefois, un VDR de qualité professionnelle vous fournira des statistiques d'utilisation détaillées, d'un seul coup d'œil, qui vous donneront cette information précise tout en vous permettant de connaître le niveau d'activité de chaque investisseur (et donc son intérêt potentiel).
En tant que PDG et directeur général de Sapphire Ventures nous rappelle, “Vous ne pouvez pas licencier votre CV si quelque chose tourne mal.” En gardant cette vérité à l'esprit, l'analyse de l'utilisation du capital-risque vous donne une occasion en or d'évaluer vos investisseurs potentiels, de la même manière qu'ils vous évaluent.
Une fois le cycle d'investissement de série A terminé, vous pouvez archiver les données pour les consulter ultérieurement. Ces données vous seront peut-être utiles lors des cycles d'investissement suivants, que nous aborderons dans les sections suivantes futurs messages. D'autre part, vous pouvez également choisir de maintenir votre VDR en vie indéfiniment. Après tout, en tant que une note de VC, La salle de données virtuelle n'est pas seulement destinée aux investisseurs, mais aussi à vous :
“Si la salle de données est utile pour les investisseurs, elle est aussi un lieu de stockage de tous vos documents les plus sensibles et confidentiels.”
Lorsqu'il s'agit de choisir une salle de données pour la due diligence de la série A, il est essentiel de trouver une solution qui allie efficacité, sécurité et facilité d'utilisation. Voici un guide rapide des éléments essentiels à rechercher dans une salle de données virtuelle :
Gestion documentaire sécurisée et évolutive
Normes de conformité et de sécurité de premier ordre
Ensemble de fonctionnalités avancées
Un VDR de qualité professionnelle se distinguera par des caractéristiques clés telles que
Une expérience utilisateur simple et intuitive
Analyse et soutien intelligents
Un bon VDR n'est pas seulement destiné à la diligence raisonnable - vous devez pouvoir l'utiliser pour d'autres besoins de l'entreprise. Pour en savoir plus sur le choix d'un VDR à usage général, consultez notre rubrique guide complet.
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Les leaders du secteur du capital-investissement font état d'un renforcement de la diligence raisonnable. Découvrez comment exceller dans les évaluations des investisseurs, répondre aux objections et transformer l'examen minutieux en partenariats plus solides.
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