Quão seguros são realmente os seus dados? Quando se envia um ficheiro PDF, como é que se sabe que o ficheiro é seguro? É aqui que a proteção por palavra-passe é frequentemente uma das primeiras coisas em que as pessoas pensam quando consideram a “segurança dos documentos”.”
Quão seguros são realmente os seus dados? Quando se envia um ficheiro PDF, como é que se sabe que o ficheiro é seguro?
A proteção por palavra-passe é frequentemente uma das primeiras coisas que vem à mente quando se pensa em “segurança de documentos”. Proteger um ficheiro PDF com uma palavra-passe é uma forma fácil de garantir que um ficheiro enviado está protegido.
A proteção por palavra-passe não é perfeita. É apenas o nível mais básico de proteção de PDF. Este nível de proteção não impede que as pessoas partilhem a sua palavra-passe ou que transmitam o documento juntamente com a palavra-passe num fórum online. Algumas empresas chegam mesmo a anular completamente a utilização da proteção por palavra-passe, enviando o documento e a palavra-passe de acesso ao mesmo no mesmo e-mail!
A proteção por palavra-passe, por si só, não permite rastrear o documento ou ver quem o abriu. Se o conteúdo estiver aberto a ser copiado, não há nada que impeça o destinatário de o fazer e de divulgar a informação noutros locais. É por esta razão que uma das nossas recomendações é que utilize a proteção por palavra-passe juntamente com outros meios de segurança, tais como impedir a cópia e a impressão, e acompanhamento do seu documento.
Pode adicionar facilmente uma palavra-passe aos documentos PDF, tendo em conta, naturalmente, as limitações que acabámos de descrever. Vejamos os vários métodos para proteger o seu PDF com uma palavra-passe.
Muitos ficheiros PDF começam como um documento Word, pelo que faz sentido poder encriptá-los através do programa. Terá de seguir os seguintes passos num PC:
Um Mac permite-lhe definir uma palavra-passe utilizando o Mac OS nativo através do programa “Preview”. Eis como funciona:
NOTA: If you have a PDF file in Google Docs, you can follow this same method on a Mac after saving a copy to your desktop to work from. If you’re running low on Mac storage after saving and working with files, this post explains what the “Other” storage category includes and how to manage it.
A proteção por palavra-passe é uma solução simples, mas está longe de ser ideal. Pode ter colocado uma pequena barreira para visualizar o seu documento, mas não sabe quem o viu, durante quanto tempo ou quantas vezes lhe acederam.
O principal problema aqui é que uma palavra-passe não está ligada à identidade da pessoa que está a ver o ficheiro. Existe uma palavra-passe para o ficheiro e esta pode simplesmente ser transmitida a outras pessoas juntamente com o ficheiro, sem que o utilizador tenha conhecimento. Também não há forma de revogar o ficheiro ou de o recuperar se estiver a utilizar métodos de encriptação gratuitos, como o Word.
Outra consideração importante é que, embora o ficheiro esteja protegido por palavra-passe, o conteúdo do ficheiro pode ser copiado e colado noutro ficheiro depois de este ser aberto.
A Digify oferece uma alternativa melhor do que simplesmente colocar uma palavra-passe ou uma chave de acesso num ficheiro. Com o Digify, o ficheiro pode ser encriptado através de um algoritmo AES-256 altamente seguro, utilizando a sua palavra-passe. O Digify também pode proteger vários formatos de ficheiro para além do PDF.
Embora a proteção por palavra-passe esteja disponível como uma funcionalidade na Digify, existem também outras opções disponíveis, por exemplo, restringir o acesso apenas às pessoas que convidar. Esta opção é mais segura do que uma simples palavra-passe no ficheiro, uma vez que está associada à identidade da pessoa. A pessoa terá de validar a sua identidade com um código único antes de lhe ser permitido o acesso ao ficheiro.
As funcionalidades da Digify permitem-lhe um maior controlo sobre os ficheiros que envia:
Pode testar estas funcionalidades por si próprio com uma avaliação gratuita de 7 dias da Digify. Inscrever-se aqui para começar.
Autor
Nem todas as análises da Digify contam a história completa. Obtenha os factos reais sobre os preços, a segurança, as integrações e o suporte da Digify - diretamente da fonte.
Planear a sua estratégia de proteção da propriedade intelectual é essencial para evitar fugas de propriedade intelectual.
Os recursos de aprendizagem remota, como a segurança de documentos Digify e o acesso remoto Splashtop, podem ajudar a resolver os actuais desafios da educação em linha.