ICS logra una conformidad líder en el sector con el envío seguro de documentos Digify
Conozca cómo ICS utiliza Digify para el cumplimiento y la diligencia debida de su negocio
Acerca de Integrated Compliance Solutions (ICS)
Fundada en 2015, ICS es el líder de la industria en el espacio del cannabis que ofrece soluciones bancarias y de cumplimiento para instituciones financieras y dispensarios.
Como socio de cumplimiento bancario de cannabis Seed-to-Bank, ICS facilita los procesos empresariales de ventanilla única entre proveedores, bancos, clientes y titulares de licencias de acuerdo con el cambiante panorama normativo.
El problema
Responder a una necesidad de cumplimiento
Como parte esencial de su negocio, ICS desarrolló un completo programa de cumplimiento para todos sus socios clave. Los nuevos comerciantes debían someterse a exhaustivas comprobaciones de antecedentes como parte de su proceso de incorporación, mientras que las instituciones financieras y los proveedores existentes tenían que llevar a cabo una diligencia debida continua con ICS. La información recopilada, revisada y verificada se utilizaba después para tomar decisiones empresariales esenciales.
Estos procesos de cumplimiento de la normativa exigen que un gran volumen de documentos confidenciales sean enviados y consultados de forma segura por muchas partes interesadas, tanto internas como externas. A menudo, estos documentos contienen información sensible sobre propiedad intelectual y datos personales. Cualquier fuga de información confidencial sería perjudicial para la empresa y sus socios.
La solución
Utilización de Digify para el envío seguro de documentos
ICS utilizó salas de datos virtuales para realizar envíos seguros de documentos durante su proceso de cumplimiento con clientes, bancos y otros proveedores.
Cada sala de datos se configuró en función de las distintas necesidades de seguridad de cada socio. ICS pudo limitar estrictamente el acceso a los documentos invitando a la sala de datos únicamente a determinados usuarios. Los múltiples documentos se organizaron e indexaron adecuadamente para agilizar el proceso de revisión dentro de la sala de datos.
Esto es lo que más les ha gustado de Digify:
Mayor trazabilidad con marca de agua automática
Con cientos de archivos y destinatarios que gestionar a diario, ICS hizo uso de la función de marca de agua de Digify para añadir instantáneamente la marca de su empresa y la dirección de correo electrónico del destinatario a cada documento. Esta capa adicional de protección refuerza la confidencialidad de los documentos y mejora la rendición de cuentas en caso de filtración de datos.
Control total de quién tiene acceso
ICS puede personalizar el nivel de acceso para los distintos tipos de destinatarios, habilitando el modo de sólo visualización para algunos o el acceso de colaborador para otros. Con solo pulsar un botón, ICS puede revocar inmediatamente el acceso de cualquier persona a los documentos si ya no es necesario que los vea, evitando así una posible filtración de datos.
Datos en tiempo real para el seguimiento de la actividad de los usuarios y el mantenimiento de registros.
Digify proporciona información en tiempo real sobre los documentos, como quién ha accedido al archivo, cuánto tiempo lo ha visto y si lo ha impreso o descargado. Esta información era útil para que ICS tuviera la certeza de que sus documentos eran vistos por las personas adecuadas, al tiempo que mantenía un registro de datos claro a efectos de cumplimiento.
Resultados
Cumplir la normativa con seguridad y rapidez
Al utilizar Digify, ICS consiguió una transferencia de datos segura y mantuvo un control total de sus documentos para los procesos de cumplimiento. Pudieron incorporar clientes de forma fácil y segura, al tiempo que tenían el control para revocar el acceso cuando fuera necesario.
Digify también ayudó a ICS a ahorrar tiempo y aumentar su productividad a la hora de procesar un gran número de documentos y coordinar el acceso a los mismos por parte de sus destinatarios. Tim afirma que “con solo pulsar un botón, puedo enviar cien documentos a alguien para que los vea y, con la misma facilidad, puedo llevármelos.”
¿Listo para empezar?
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