ICS raggiunge la conformità leader del settore con l'invio sicuro di documenti Digify
Scoprite come ICS utilizza Digify per la sua conformità aziendale e la due diligence
Informazioni su Integrated Compliance Solutions (ICS)
Fondata nel 2015, ICS è leader nel settore della cannabis e fornisce soluzioni bancarie e di conformità per istituzioni finanziarie e dispensari.
In qualità di partner Seed-to-Bank per la conformità bancaria della cannabis, ICS facilita i processi aziendali one-stop tra venditori, banche, clienti e titolari di licenza in base al mutevole panorama normativo.
Il problema
Rispondere a un'esigenza di conformità
Come parte integrante della sua attività, ICS ha sviluppato un programma completo di conformità per tutti i suoi partner chiave. Ai nuovi commercianti è stato richiesto di sottoporsi a controlli approfonditi nell'ambito del processo di onboarding, mentre gli istituti finanziari e i fornitori esistenti hanno dovuto svolgere una due diligence continua con ICS. Le informazioni raccolte, esaminate e verificate venivano poi utilizzate per prendere decisioni aziendali essenziali.
Questi processi di conformità richiedono l'invio e la visualizzazione di un grande volume di documenti riservati da parte di diversi stakeholder interni ed esterni. Spesso questi documenti contengono dati personali e di proprietà intellettuale sensibili. Qualsiasi perdita di informazioni riservate sarebbe dannosa per l'azienda e i suoi partner.
La soluzione
Utilizzo di Digify per l'invio sicuro di documenti
ICS ha utilizzato le sale dati virtuali per effettuare l'invio sicuro di documenti durante il processo di conformità con clienti, banche e altri fornitori.
Ogni data room è stata configurata in base alle diverse esigenze di sicurezza di ciascun partner. ICS ha potuto limitare rigorosamente l'accesso ai documenti invitando solo spettatori specifici nella data room. I documenti multipli sono stati organizzati e indicizzati correttamente per semplificare il processo di revisione all'interno della data room.
Ecco cosa hanno apprezzato di più dell'utilizzo di Digify:
Maggiore tracciabilità grazie alla filigrana automatica
Con centinaia di file e destinatari da gestire quotidianamente, ICS ha utilizzato la funzione di watermarking di Digify per aggiungere istantaneamente il marchio aziendale e l'indirizzo e-mail del destinatario a ogni documento. Questo ulteriore livello di protezione garantisce una maggiore riservatezza dei documenti e una migliore responsabilità in caso di violazione dei dati.
Controllo completo di chi ha accesso
ICS può personalizzare il livello di accesso per i diversi tipi di destinatari, abilitando la modalità di sola visualizzazione per alcuni o l'accesso dei collaboratori per altri. Con un semplice clic, ICS può revocare immediatamente l'accesso ai documenti a chiunque non sia più tenuto a visualizzarli, evitando così una potenziale violazione dei dati.
Dati in tempo reale per il monitoraggio dell'attività degli utenti e per la tenuta dei registri.
Digify fornisce informazioni in tempo reale sui documenti, come ad esempio chi ha avuto accesso al file, per quanto tempo lo ha visualizzato e se lo ha stampato o scaricato. Queste informazioni sono state utili a ICS per avere la certezza che i documenti venissero visualizzati dalle persone giuste, mantenendo al contempo una chiara registrazione dei dati ai fini della conformità.
Il risultato
Ottenere la conformità con sicurezza e velocità
Utilizzando Digify, ICS ha ottenuto un trasferimento sicuro dei dati e ha mantenuto il controllo completo dei documenti per i processi di conformità. Sono stati in grado di inserire i clienti in modo semplice e sicuro, avendo allo stesso tempo il controllo di revocare l'accesso quando necessario.
Digify ha anche aiutato ICS a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività nell'elaborazione di un gran numero di documenti e nel coordinamento dell'accesso ai documenti per i suoi destinatari. Tim afferma: “Con un semplice clic, posso inviare un centinaio di documenti a qualcuno perché li visualizzi e, con la stessa facilità, posso portarli via”.”
Siete pronti per iniziare?
Richiedete oggi stesso Digify per le vostre esigenze di conformità.