ICS atteint une conformité de premier plan avec l'envoi sécurisé de documents Digify
Découvrez comment ICS utilise Digify pour ses activités de conformité et de diligence raisonnable.
À propos d'Integrated Compliance Solutions (ICS)
Fondée en 2015, ICS est le leader de l'industrie du cannabis qui fournit des solutions bancaires et de conformité pour les institutions financières et les dispensaires.
En tant que partenaire de Seed-to-Bank pour la conformité bancaire du cannabis, ICS facilite les processus commerciaux à guichet unique entre les vendeurs, les banques, les clients et les détenteurs de licences, conformément à l'évolution du paysage réglementaire.
Le problème
Répondre à un besoin de conformité
Dans le cadre de ses activités, ICS a mis au point un programme de conformité complet pour tous ses partenaires clés. Les nouveaux commerçants devaient se soumettre à des vérifications approfondies de leurs antécédents dans le cadre du processus d'intégration, tandis que les institutions financières et les fournisseurs existants devaient faire preuve d'une diligence raisonnable permanente avec ICS. Les informations recueillies, examinées et vérifiées sont ensuite utilisées pour prendre des décisions commerciales essentielles.
Ces processus de mise en conformité nécessitent l'envoi d'un volume important de documents confidentiels qui doivent être consultés en toute sécurité par de nombreuses parties prenantes internes et externes. Ces documents contiennent souvent des données sensibles relatives à la propriété intellectuelle et des données personnelles. Toute fuite d'informations confidentielles serait préjudiciable à l'entreprise et à ses partenaires.
La solution
Utilisation de Digify pour l'envoi sécurisé de documents
ICS a utilisé des salles de données virtuelles pour procéder à l'envoi sécurisé de documents au cours de son processus de mise en conformité avec les clients, les banques et d'autres fournisseurs.
Chaque salle de données a été configurée en fonction des différents besoins de sécurité de chaque partenaire. ICS a pu limiter strictement l'accès aux documents en n'invitant que des personnes spécifiques dans la salle de données. Les documents multiples ont été organisés et indexés correctement pour rationaliser le processus d'examen au sein de la salle de données.
Voici ce qu'ils ont le plus apprécié dans l'utilisation de Digify :
Traçabilité accrue grâce au filigrane automatique
Avec des centaines de fichiers et de destinataires à gérer quotidiennement, ICS a utilisé la fonction de filigrane de Digify pour ajouter instantanément la marque de son entreprise et l'adresse électronique du destinataire à chaque document. Cette couche supplémentaire de protection renforce la confidentialité des documents et la responsabilité en cas de violation des données.
Contrôle total de l'accès
ICS peut personnaliser le niveau d'accès pour différents types de destinataires, en autorisant le mode consultation seule pour certains ou l'accès des contributeurs pour d'autres. En cliquant sur un bouton, ICS peut immédiatement révoquer l'accès d'une personne à un document si elle n'a plus besoin de le consulter, ce qui permet d'éviter une éventuelle violation des données.
Données en temps réel pour le suivi de l'activité des utilisateurs et l'archivage.
Digify fournit des informations en temps réel sur les documents, notamment sur les personnes qui ont accédé au fichier, la durée de consultation et l'impression ou le téléchargement du document. Ces informations ont permis à ICS de s'assurer que ses documents étaient consultés par les bonnes personnes tout en conservant un enregistrement clair des données à des fins de conformité.
Le résultat
Assurer la conformité avec la sécurité et la rapidité
En utilisant Digify, ICS a réalisé un transfert de données sécurisé et a conservé un contrôle total de ses documents pour les processus de conformité. Ils ont pu intégrer des clients facilement et en toute sécurité, tout en ayant la possibilité de révoquer l'accès en cas de besoin.
Digify a également permis à ICS de gagner du temps et d'accroître sa productivité dans le traitement d'un grand nombre de documents et dans la coordination de l'accès aux documents pour ses destinataires. Tim affirme : “En cliquant sur un bouton, je peux envoyer une centaine de documents à quelqu'un pour qu'il les consulte et, tout aussi facilement, je peux les reprendre”.”
Prêt à commencer ?
Faites appel à Digify pour vos besoins en matière de conformité dès aujourd'hui.