Microsoft Outlookで真に安全な電子メールを送信する方法

長年にわたり、Microsoft Outlookは、ファイルの配布、会議のスケジュール、電子メールの送信など、さまざまなビジネスで利用されてきました。企業の評判と収益は、貴重な資産や個人顧客情報の損失を避けることにかかっています。. 

金融、法律、出版、教育、医療など、HIPAAやGDPRのようなデータ保護法を遵守しなければならない業界では、機密情報の取り扱いを誤ると、罰金やその他の罰則が科されることもある。. 

サイバーセキュリティの課題が増加する中、電子メールの暗号化はデータ保護の業界標準となっています。同僚とパスワード付き文書を送信する必要がある場合でも、クライアントとの機密取引について交渉する必要がある場合でも、真に安全であることを保証するために、利用可能な最高のOutlook電子メール暗号化を導入することが不可欠です。. 

Outlookで完全に暗号化された電子メールを送信する方法 

Microsoft Outlookの電子メール暗号化サービスは、皆さんが思っているほど安全ではありません。というのも、OutlookはS/MIME（Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions）とOffice 365のメッセージ暗号化を使って電子メールを暗号化するが、これらはどちらも、以下のような暗号化技術に依存しているからだ。 送信者と受信者が有効にする.   

You may not be protected when emailing a recipient who uses an email platform that doesn’t support S/MIME or Office 365 message encryption. Free webmail users, such as clients on Gmail, Yahoo, and iCloud, often won’t have the functionality needed for robust email encryption. Office 365 customers should check encryption compatibility before sending sensitive information.

2019年、サイバー犯罪者は ハッキングされたWebメールクライアント Outlook.com を使用して、電子メールの件名、フォルダ名、連絡先リスト、および一部の電子メールコンテンツを含む、機密の個人情報にアクセスした。使用方法 エンドツーエンドの暗号化 Outlookの電子メールメッセージと添付ファイルを、受信者への送信中も、受信トレイに保存されている間も、完全に安全であることを確認する唯一の方法です。. 

サードパーティアドインの電子メール暗号化サービスの利用

電子メールや添付ファイルの安全性を完全に確保するために、別の暗号化電子メール・プロバイダーに切り替えることもできます。しかしこの場合、これまで頼りにしてきたOutlookの機能をすべて失うことになる。. 

電子メールのプラットフォームを変えて苦労する代わりに、サードパーティのアドイン暗号化サービスをOutlookに追加するのも便利なソリューションです。ただし、送信者と受信者の両方にとって、電子メールのプロセスに大きな摩擦を与えないサービスを選ぶようにしたい。. 

合理化されたユーザーエクスペリエンスのない電子メール暗号化は、電子メールを送信したり読んだりするだけで、余計な不便な手順が必要になり、使いづらくなります。このような場合、従業員や組織内の他の人々によって一貫して適用されることはありません。.  

DigifyのOutlook暗号化アドインをインストールすると、安全なOutlookの電子メールと添付ファイルを簡単に送ることができます。. 

Digifyを使って電子メールと添付ファイルを暗号化する方法  

DigifyのOutlook暗号化アドインを使えば、ワークフローを変えることなく、また受信トレイを離れることなく、メール*や添付ファイルを暗号化することができます。また、手動で受信者にパスワードを与えたり、プラットフォームに登録させたりする必要もありません。. 

送信後いつでも添付ファイルへのアクセスを制御し、受信者がダウンロードまたは印刷できるかどうかを選択できます。透かしを入れたり、一定時間経過後に自己破棄するように設定することもできます。文書が何回、どのくらいの時間閲覧されたかを確認することもできます。. 

デジファイの Outlook暗号化アドイン 次の5つの簡単なステップに従ってください：

1. Digify Outlook暗号化アドインのダウンロード これ.
2. DigifyのOutlookアドインでメールメッセージを作成する
3. アドインを使ってドキュメントをメールに添付する
4. 以下のセキュリティ設定をカスタマイズしてください：
   • アクセスコントロール： アクセスを受け取るべき受信者を追加する
   • アクセス許可:添付文書の印刷とダウンロードの許可設定
   • 電子透かし:識別と追跡のためにパーソナライズされた透かしを含めるかどうかを選択します。
   • 期限切れ:添付文書の有効期限が自動的に切れる日時を選択します。
5. Outlookの添付ファイルをメールにリンクとして挿入し、送信する。 

outlookで暗号化された電子メールを送信する方法については、以下のビデオデモをご覧ください。.

Outlookの電子メールメッセージと添付ファイルを暗号化するために、Digifyは次のものを使用します。 AES-256暗号化アルゴリズム これは、国家安全保障局（NSA）から最高機密文書用として認定されている。. 

受信者が暗号化されたOutlookメールと添付ファイルを開く方法

受信者があなたの暗号化された電子メールの添付ファイルを受信したら、電子メール内の添付ファイルのリンクをクリックするだけです。Outlookメールの添付ファイルは、安全なDigifyのリンクを通して見ることができます。.

また、受信者が添付文書を開くためにメールアドレスを確認するかどうかを選択することもできます。このオプションを選択すると、添付ファイルを開くためのコードが自動的に作成され、受信者に送信されます。.  

暗号化されたOutlookの電子メールと添付ファイルを追跡する方法

最も一般的なビジネスコミュニケーション手段として、企業は契約書、プレゼンテーション、その他多くの種類のファイルなど、機密性の高い文書を送信するために電子メールに依存しています。電子メールを送信すると、添付された文書がどこに保管され、受信者が開封したかどうかを推測しなければなりません。.  

DigifyでMicrosoft Outlookの電子メールと添付ファイルを安全に暗号化するだけでなく、以下のことが可能です。 電子メールと添付文書を追跡する 開封、印刷、転送のすべてを受信トレイから確認できます。. 

受信者がいつメールや添付ファイルを開いたのか、どのくらいの時間閲覧したのか、また、受信者が以下のことを行ったかどうかを確認できます。 文書をダウンロードまたは印刷した. .設定した時間が経過すると、メールと添付ファイルが自動的に期限切れになるように設定できます。. 

これにより、機密情報が誤った個人や組織に漏洩するリスクを回避することができます。トグルスイッチをクリックするだけで、Outlookメールと添付ファイルが受信者に送信された後、アクセスを取り消すことができます。.

結論

データ漏洩の公表 41億レコード 2019年の最初の6ヶ月間でデータ漏洩が年々頻発しているにもかかわらず、多くの企業はデータ漏洩の防止や対策に取り組んでいない。.  

幸いなことに、Digifyのような電子メール暗号化ソリューションによって、侵害に対する電子メールのセキュリティを強化することができます。シームレスなコラボレーションを犠牲にすることなく、誰がOutlookのメールや添付ファイルにアクセスできるかをコントロールすることができます。.  

を使えば、暗号化されたOutlookの電子メールや添付ファイルを、どこでも、誰にでも、安全に送ることができます。 無料体験 DigifyのOutlook電子メール暗号化アドインの。.