Comment envoyer un courrier électronique véritablement sécurisé dans Microsoft Outlook ?
Apprenez à envoyer un courriel entièrement sécurisé dans Outlook afin de protéger votre entreprise.
Depuis de nombreuses années, un grand nombre d'entreprises utilisent Microsoft Outlook pour distribuer des fichiers, planifier des réunions et envoyer des courriers électroniques. La réputation et le chiffre d'affaires d'une entreprise dépendent de la possibilité d'éviter la perte d'actifs précieux et d'informations privées sur les clients.
Une mauvaise manipulation des informations sensibles peut également entraîner des amendes et d'autres sanctions pour ceux qui, dans des secteurs tels que la finance, le juridique, l'édition, l'éducation et la santé, doivent se conformer à des lois sur la protection des données telles que la HIPAA ou le GDPR.
Face à l'augmentation des défis en matière de cybersécurité, le cryptage des courriels est la norme du secteur en matière de protection des données. Que vous ayez besoin d'envoyer un mot de passe pour un document à des collègues ou de négocier un accord confidentiel avec un client, il est essentiel de déployer le meilleur cryptage de messagerie Outlook disponible pour vous assurer que vous êtes vraiment protégé.
Les services de chiffrement des courriels de Microsoft Outlook ne sont pas aussi sûrs que vous le pensez. En effet, Outlook crypte les courriels à l'aide de S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) et du cryptage des messages Office 365, qui s'appuient tous deux sur le protocole l'expéditeur et le destinataire l'ayant activé.
Il se peut que vous ne soyez pas protégé lorsque vous envoyez un courriel à un destinataire qui utilise une plateforme de messagerie ne prenant pas en charge le chiffrement des messages S/MIME ou Office 365. Les utilisateurs de webmails gratuits, tels que les clients sur Gmail, Yahoo et iCloud ne disposent souvent pas des fonctionnalités nécessaires à un cryptage solide des courriels.
En 2019, les cybercriminels client webmail piraté Outlook.com et a accédé à des informations privées sensibles, y compris les lignes d'objet des courriels, les noms de dossiers, les listes de contacts et certains contenus de courriels. L'utilisation de chiffrement de bout en bout est le seul moyen de s'assurer que vos messages électroniques Outlook et leurs pièces jointes sont entièrement sécurisés, aussi bien lorsqu'ils sont en transit vers le destinataire que lorsqu'ils se trouvent dans la boîte de réception.
Pour garantir la sécurité totale de vos courriels et de leurs pièces jointes, votre entreprise peut passer à un autre fournisseur de services de messagerie cryptée. Mais dans ce cas, vous perdriez toutes les fonctionnalités d'Outlook auxquelles vous êtes habitué.
Plutôt que de changer de plateforme de messagerie, une autre solution plus pratique consiste à ajouter un service de cryptage tiers à Outlook. Mais vous devez vous assurer que vous choisissez un service qui n'ajoute pas de frictions importantes au processus de messagerie, tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.
Le chiffrement des courriels sans une expérience utilisateur rationalisée peut nécessiter des étapes supplémentaires peu pratiques juste pour envoyer et lire un courriel, ce qui le rend difficile à utiliser. Si c'est le cas, il ne sera pas appliqué de manière cohérente par les employés et les autres membres de votre organisation.
Lorsque vous installez le module complémentaire de chiffrement Outlook de Digify, il est facile d'envoyer des courriels et des pièces jointes sécurisés dans Outlook.
Avec le module complémentaire de chiffrement Outlook de Digify, vous pouvez chiffrer vos courriels* et leurs pièces jointes sans modifier votre flux de travail ni quitter votre boîte de réception. Vous n'avez pas non plus besoin de donner manuellement un mot de passe à votre destinataire ou de lui demander de s'abonner à la plateforme.
Contrôlez l'accès à votre pièce jointe à tout moment après son envoi et choisissez si votre destinataire peut la télécharger ou l'imprimer. Ajoutez un filigrane et paramétrez votre document pour qu'il s'autodétruise au bout d'un certain temps. Vous pouvez également voir combien de fois votre document a été consulté et pendant combien de temps.
Pour commencer à utiliser les services de Digify Complément de cryptage pour Outlook suivez ces cinq étapes simples :
Regardez la vidéo de démonstration ci-dessous pour apprendre à envoyer un e-mail crypté dans Outlook.
Pour crypter les messages électroniques et les pièces jointes d'Outlook, Digify utilise la technologie Algorithme de cryptage AES-256 qui est certifié par la National Security Administration (NSA) pour les documents top secret.
Lorsque votre destinataire reçoit votre pièce jointe cryptée, il lui suffit de cliquer sur le lien de la pièce jointe dans l'e-mail. La pièce jointe de votre e-mail Outlook peut alors être visualisée via un lien sécurisé Digify.
Vous pouvez également choisir si vous souhaitez que le destinataire vérifie son adresse électronique pour ouvrir le document joint. Lorsque vous choisissez cette option, un code est automatiquement créé et envoyé à votre destinataire pour qu'il puisse ouvrir la pièce jointe.
En tant que méthode de communication professionnelle la plus répandue, les organisations s'appuient sur le courrier électronique pour envoyer des documents sensibles tels que des contrats, des présentations et de nombreux autres types de fichiers. Une fois que vous avez envoyé un courriel, vous devez deviner où aboutissent les documents joints et s'ils ont été ouverts par le destinataire.
En plus de crypter en toute sécurité vos courriels et pièces jointes Microsoft Outlook avec Digify, vous pouvez suivre votre e-mail et le document joint pour savoir quand ils sont ouverts, imprimés et transférés, le tout à partir de votre boîte de réception.
Vous pouvez voir quand votre destinataire a ouvert votre courriel et la pièce jointe, combien de temps il les a consultés et s'il a téléchargé ou imprimé votre document. Au bout d'un certain temps, vous pouvez configurer votre e-mail et la pièce jointe pour qu'ils expirent automatiquement.
Ainsi, vous ne risquez jamais de voir vos informations confidentielles exposées à la mauvaise personne ou organisation. Il vous suffit de cliquer sur un interrupteur pour révoquer l'accès une fois que l'e-mail Outlook et la pièce jointe ont été envoyés à votre destinataire.
Divulgation des violations de données 4,1 milliards d'enregistrements au cours des six premiers mois de 2019. Bien que les violations de données soient de plus en plus fréquentes chaque année, de nombreuses entreprises ne sont pas préparées à les prévenir et à les combattre, s'exposant ainsi inutilement à des risques de perte de réputation et de pertes financières.
Heureusement, vous pouvez renforcer la sécurité de votre messagerie contre les violations grâce à des solutions de cryptage de messagerie telles que Digify. Vous pouvez désormais contrôler qui a accès à vos courriels Outlook et à leurs pièces jointes sans sacrifier la fluidité de la collaboration.
Voyez comme il est facile d'envoyer en toute sécurité des e-mails et des pièces jointes Outlook chiffrés à n'importe quel endroit et à n'importe qui grâce à un logiciel de chiffrement des e-mails. essai gratuit du module complémentaire de Digify pour le cryptage des courriels dans Outlook.
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