Aprenda a enviar un correo electrónico completamente seguro en Outlook para mantener protegida su empresa.
Durante muchos años, una gran variedad de empresas han confiado en Microsoft Outlook para distribuir archivos, programar reuniones y enviar correos electrónicos. La reputación y los ingresos de una empresa dependen de que se evite la pérdida de activos valiosos e información privada de clientes o consumidores.
El mal manejo de la información sensible también puede dar lugar a multas y otras sanciones para aquellos en industrias como la financiera, legal, editorial, educativa y sanitaria que tienen que cumplir con las leyes de protección de datos como HIPAA o GDPR.
Con los retos de la ciberseguridad en aumento, el cifrado del correo electrónico es el estándar del sector para la protección de datos. Tanto si necesitas enviar una contraseña de documento a tus compañeros como negociar un acuerdo confidencial con un cliente, es esencial implementar el mejor cifrado de correo electrónico de Outlook disponible para asegurarte de que estás realmente protegido.
Los servicios de cifrado de correo electrónico de Microsoft Outlook no son tan seguros como crees. Esto se debe a que Outlook cifra el correo electrónico mediante S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) y el cifrado de mensajes de Office 365, que se basan en que el remitente y el destinatario lo tengan activado.
Es posible que no esté protegido cuando envíe un correo electrónico a un destinatario que utilice una plataforma de correo electrónico que no admita el cifrado de mensajes S/MIME u Office 365. Los usuarios de correo web gratuito, como los clientes de Gmail, Yahoo y iCloud a menudo no tienen la funcionalidad necesaria para un cifrado robusto del correo electrónico.
En 2019, los ciberdelincuentes cliente de correo web Outlook.com pirateado y obtuvo acceso a información privada sensible, como líneas de asunto de correos electrónicos, nombres de carpetas, listas de contactos y algunos contenidos de correos electrónicos. A través de cifrado de extremo a extremo es la única forma de asegurarse de que sus mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos de Outlook están totalmente protegidos, tanto en tránsito hacia el destinatario como en reposo en la bandeja de entrada.
Para asegurarse de que sus correos electrónicos y archivos adjuntos son completamente seguros, su empresa puede cambiar a un proveedor de correo electrónico con cifrado independiente. Pero en este caso perderías toda la funcionalidad de Outlook en la que has llegado a confiar.
En lugar de complicarse cambiando de plataforma de correo electrónico, otra solución más cómoda es añadir a Outlook un servicio de cifrado de terceros. Pero asegúrate de elegir un servicio que no añada fricciones significativas al proceso del correo electrónico, tanto para el remitente como para el destinatario.
El cifrado del correo electrónico sin una experiencia de usuario optimizada puede requerir pasos adicionales incómodos sólo para enviar y leer un correo electrónico, lo que dificulta su uso. Si este es el caso, los empleados y otras personas de tu organización no lo aplicarán de forma coherente.
Al instalar el complemento de cifrado para Outlook de Digify, enviar correos electrónicos y archivos adjuntos seguros de Outlook es muy sencillo.
Con el complemento de cifrado para Outlook de Digify, puedes cifrar tus correos electrónicos* y archivos adjuntos sin cambiar tu flujo de trabajo ni salir de tu bandeja de entrada. Tampoco tienes que dar manualmente una contraseña a tu destinatario ni hacer que se suscriba a la plataforma.
Controla el acceso a tu archivo adjunto en cualquier momento después de enviarlo y elige si el destinatario puede descargarlo o imprimirlo. Añade una marca de agua y configura tu documento para que se autodestruya transcurrido un tiempo determinado. También puedes ver cuántas veces se ha visto tu documento y durante cuánto tiempo.
Para empezar con Digify Complemento de cifrado para Outlook siga estos cinco sencillos pasos:
Vea el vídeo de demostración a continuación para aprender a enviar un correo electrónico cifrado en Outlook.
Para cifrar los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos de Outlook, Digify utiliza la tecnología Algoritmo de cifrado AES-256 certificada por la Administración Nacional de Seguridad (NSA) para documentos de alto secreto.
Cuando el destinatario reciba el archivo adjunto cifrado, sólo tendrá que hacer clic en el enlace del archivo adjunto. El archivo adjunto del correo electrónico de Outlook se puede ver a través de un enlace seguro de Digify.
También puedes seleccionar si quieres que el destinatario verifique su dirección de correo electrónico para abrir el documento adjunto. Si eliges esta opción, se creará automáticamente un código que se enviará al destinatario para que pueda abrir el documento adjunto.
Al ser el método de comunicación empresarial más popular, las organizaciones confían en el correo electrónico para enviar documentos confidenciales como contratos, presentaciones y muchos otros tipos de archivos. Una vez que envías un correo electrónico, tienes que adivinar dónde acaban tus documentos adjuntos y si los ha abierto el destinatario.
Además de cifrar de forma segura sus correos electrónicos y archivos adjuntos de Microsoft Outlook con Digify, puede rastrear su correo electrónico y el documento adjunto para ver cuándo se abren, imprimen y reenvían, todo desde tu bandeja de entrada.
Puede ver cuándo abrió el destinatario el correo electrónico y el archivo adjunto, cuánto tiempo lo vio y si lo hizo. ha descargado o impreso su documento. Después de un tiempo determinado, puedes configurar el correo electrónico y los archivos adjuntos para que caduquen automáticamente.
De este modo, nunca tendrá que arriesgarse a que su información confidencial quede expuesta a la persona u organización equivocada. Basta con hacer clic en un conmutador para revocar el acceso una vez que el correo electrónico de Outlook y el archivo adjunto se hayan enviado al destinatario.
Revelación de filtraciones de datos 4.100 millones de registros en los seis primeros meses de 2019. Aunque las filtraciones de datos son cada año más frecuentes, muchas empresas no están preparadas para prevenirlas y combatirlas, con lo que se exponen innecesariamente a riesgos tanto de reputación como de pérdidas económicas.
Afortunadamente, puede aumentar la seguridad de su correo electrónico contra las infracciones con soluciones de cifrado de correo electrónico como Digify. Ahora puedes recuperar el control de quién tiene acceso a tus correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook sin sacrificar la colaboración fluida.
Comprueba lo fácil que es enviar de forma segura correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook cifrados a donde quieras y a quien quieras con un prueba gratuita del complemento de encriptación de correo electrónico Outlook de Digify.
Autor
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