Scoprite come inviare un messaggio di posta elettronica completamente sicuro in Outlook per proteggere la vostra azienda.
Per molti anni, Microsoft Outlook è stato utilizzato da un'ampia gamma di aziende per distribuire file, pianificare riunioni e inviare e-mail. La reputazione e il fatturato di un'azienda dipendono dalla possibilità di evitare la perdita di beni preziosi e di informazioni private su clienti e utenti.
La cattiva gestione delle informazioni sensibili può anche comportare multe e altre sanzioni per chi opera in settori come quello finanziario, legale, editoriale, educativo e sanitario, che devono rispettare leggi sulla protezione dei dati come l'HIPAA o il GDPR.
Con le sfide della cybersicurezza in aumento, la crittografia delle e-mail è lo standard di settore per la protezione dei dati. Sia che dobbiate inviare una password per un documento ai colleghi, sia che dobbiate negoziare un accordo confidenziale con un cliente, è essenziale implementare la migliore crittografia e-mail di Outlook disponibile per assicurarvi di essere veramente protetti.
I servizi di crittografia della posta elettronica di Microsoft Outlook non sono così sicuri come si crede. Questo perché Outlook cripta i messaggi di posta elettronica utilizzando S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) e la crittografia dei messaggi di Office 365, che si basano entrambi su il mittente e il destinatario che lo hanno abilitato.
Potreste non essere protetti quando inviate un'email a un destinatario che utilizza una piattaforma di posta elettronica che non supporta la crittografia dei messaggi S/MIME o Office 365. Gli utenti di webmail gratuite, come i client su Gmail, Yahoo e iCloud spesso non dispongono delle funzionalità necessarie per una solida crittografia delle e-mail.
Nel 2019 i criminali informatici client webmail violato Outlook.com e ha ottenuto l'accesso a informazioni private sensibili, tra cui gli oggetti delle e-mail, i nomi delle cartelle, gli elenchi dei contatti e alcuni contenuti delle e-mail. Utilizzo di crittografia end-to-end è l'unico modo per assicurarsi che i messaggi di posta elettronica e gli allegati di Outlook siano completamente sicuri, sia durante il trasporto verso il destinatario che nella casella di posta elettronica.
Per garantire la totale sicurezza dei messaggi di posta elettronica e degli allegati, l'azienda può passare a un provider di posta elettronica con crittografia separata. In questo caso, però, perdereste tutte le funzionalità di Outlook su cui siete abituati a contare.
Invece di dover cambiare piattaforma di posta elettronica, un'altra soluzione più conveniente è quella di aggiungere un servizio di crittografia di terze parti a Outlook. Ma è bene assicurarsi di scegliere un servizio che non aggiunga attriti significativi al processo di invio delle e-mail sia per il mittente che per il destinatario.
La crittografia delle e-mail senza un'esperienza utente semplificata può richiedere ulteriori passaggi scomodi solo per inviare e leggere un'e-mail, rendendone difficile l'utilizzo. In questo caso, la crittografia non sarà applicata in modo coerente dai dipendenti e dagli altri membri dell'organizzazione.
Installando il componente aggiuntivo di Digify per la crittografia di Outlook, l'invio di e-mail e allegati sicuri in Outlook diventa facile.
Con il componente aggiuntivo di Digify per la crittografia di Outlook, potete crittografare i vostri messaggi di posta elettronica* e gli allegati senza modificare il vostro flusso di lavoro o lasciare la vostra casella di posta. Inoltre, non è necessario fornire manualmente una password ai destinatari o farli iscrivere alla piattaforma.
Controllate l'accesso al vostro allegato e-mail in qualsiasi momento dopo l'invio e scegliete se il destinatario può scaricarlo o stamparlo. Aggiungete una filigrana e impostate l'autodistruzione del documento dopo un determinato periodo di tempo. È anche possibile vedere quante volte il documento è stato visualizzato e per quanto tempo.
Per iniziare con Digify Add-in di crittografia per Outlook seguire questi cinque semplici passi:
Guardate il video dimostrativo qui sotto per scoprire come inviare un'e-mail crittografata in Outlook.
Per crittografare i messaggi di posta elettronica e gli allegati di Outlook, Digify utilizza la funzione Algoritmo di crittografia AES-256 certificato dalla National Security Administration (NSA) per i documenti top-secret.
Quando il destinatario riceve l'allegato e-mail crittografato, non deve fare altro che fare clic sul link dell'allegato all'interno dell'e-mail. L'allegato dell'e-mail di Outlook può essere visualizzato tramite un link sicuro di Digify.
È inoltre possibile selezionare se si desidera che il destinatario verifichi il proprio indirizzo e-mail per aprire il documento allegato. Se si sceglie questa opzione, viene creato automaticamente un codice che viene inviato al destinatario per consentirgli di aprire l'allegato.
Essendo il metodo di comunicazione aziendale più diffuso, le organizzazioni si affidano alle e-mail per inviare documenti sensibili come contratti, presentazioni e molti altri tipi di file. Una volta inviata un'e-mail, bisogna indovinare dove finiscono i documenti allegati e se sono stati aperti dal destinatario.
Oltre a criptare in modo sicuro le e-mail e gli allegati di Microsoft Outlook con Digify, è possibile tracciare l'e-mail e il documento allegato per vedere quando vengono aperti, stampati e inoltrati, tutto dalla vostra casella di posta.
È possibile vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail e l'allegato, per quanto tempo l'ha visualizzata e se l'ha visualizzata. scaricato o stampato il documento. Dopo un determinato periodo di tempo, è possibile configurare la scadenza automatica dell'e-mail e dell'allegato.
In questo modo non dovrete mai rischiare che le vostre informazioni riservate vengano esposte alla persona o all'organizzazione sbagliata. È sufficiente fare clic su un interruttore per revocare l'accesso dopo che l'e-mail di Outlook e l'allegato sono stati inviati al destinatario.
Violazioni dei dati divulgate 4,1 miliardi di record nei primi sei mesi del 2019. Anche se le violazioni dei dati diventano ogni anno più comuni, molte aziende non sono preparate a prevenirle e a contrastarle, mettendosi così inutilmente a rischio di perdite sia di reputazione che finanziarie.
Fortunatamente, è possibile aumentare la sicurezza delle e-mail contro le violazioni con soluzioni di crittografia delle e-mail come Digify. Ora potete riprendere il controllo di chi ha accesso ai vostri messaggi di posta elettronica e agli allegati di Outlook senza sacrificare la collaborazione.
Scoprite quanto sia facile inviare in modo sicuro messaggi di posta elettronica e allegati di Outlook crittografati ovunque e a chiunque vogliate con una prova gratuita del componente aggiuntivo per la crittografia delle e-mail di Outlook di Digify.
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